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Dienstwagen: Fahrtenbuch oder 1 % Regelung?

Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen oder Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt oder auch als Selbständiger einen Dienstwagen oder Firmenwagen nutzt, wird immer mit dem Problem der Privatnutzung konfrontiert sein. Denn: Das Finanzamt unterstellt fast immer, auch bei einem privaten Nutzungsverbot durch den Arbeitgeber, dass der Dienstwagen auch privat genutzt wird.

Für einen Selbständigen und einen Arbeitnehmer heißt dies, dass entweder dem Betrieb zusätzliche zu versteuernde Einnahmen entstehen (Selbständiger) oder ein geldwerter Vorteil, der steuerpflichtig ist (Arbeitnehmer).

Bei einem Dienstwagen kann entweder die 1 % Regelung oder ein Fahrtenbuch genutzt werden, siehe ausführlich:
Dienstwagen: 1 % Regelung
Fahrtenbuch richtig führen

Kurz gesagt gilt, dass bei einem privaten Nutzungsanteil von mehr als 50 % die 1 % Regelung und man bis zu einem privaten Nutzungsanteil von bis zu 90 % ein Fahrtenbuch führen muss – ansonsten, auch bei einem nicht richtig geführtem Fahrtenbuch, greift wieder die 1 % Regelung.

Die 1 % Regelung kann bewilligt werden, wenn neben einer beruflichen Nutzung von mehr als 50 %, für einen repräsentativen Zeitraum konkret die Nutzung belegt wird oder anhand von Terminen und Verwendung über einen längeren, zurückliegenden Zeitraum. Die 1 % Regelung ist aber steuerlich fast immer erheblich von Nachteil, denn hier wird 1 % des Listenpreises eines Fahrzeugs, sowie für den Weg zur Arbeit 0,03 % pro Kilometer, als geldwerter Vorteil gewertet – unabhängig vom Kaufpreis des Fahrzeugs

Gerade bei (ursprünglich) teuren Geschäftsfahrzeugen (die auch einen repräsentativen Charakter haben sollen) mit einer überwiegend beruflichen Nutzung wird das schnell zur bequemen, aber teuren Steuerfalle. Wird ein Fahrtenbuch geführt, so wird nur der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung als geldwerter Vorteil besteuert.

Vor allem Gebrauchtwagen sind hier ein großer Nachteil, denn auch wenn der tatsächliche Wert unter dem Listenpreis liegen sollte, z. B. bei einem 10 Jahre alten Fahrzeug, so gilt trotzdem dieser bei der 1 % Regelung. Aber: Sollte der geldwerte Vorteil der Privatnutzung über dem Fahrzeugwert liegen, so ist diese auf den Wert begrenzt

Beispiel: Otto hat einen Gebrauchtwagen als Dienstwagen mit einem Listenpreis von ursprünglich 40.000 Euro – der Kaufpreis lag bei 6.000 Euro. Der Weg zur Arbeit beträgt 20 km. Otto entsteht somit nach der 1 % Regelung ein geldwerter Vorteil von 640 Euro (1 % Listenpreis sowie 0,03 % Listenpreis x 20 km) pro Monat, also 7.680 Euro pro Jahr, die er zusätzlich zum Einkommen dazurechnen und versteuern muss – da der Fahrzeugwert aber nur bei 6.000 liegt, „erlässt“ ihm das Finanzamt 1.680 Euro bei der Steuer.

Aber: Wann lohnt sich bei einem Dienstwagen das Fahrtenbuch oder die 1 % Regelung?

Beispiel: Otto hat einen neuen Dienstwagen mit einem Listenpreis von 40.000 Euro, legt damit pro Jahr 15.000 km beruflich und 5.000 km privat zurück – die laufenden Kosten (Versicherung, Tanken, Reparaturen, Steuer, usw.) betragen 8.000 Euro pro Jahr. Der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte beträgt 20 km, er muss 230 Tage arbeiten. Er nutzt damit das Fahrzeug zu mehr als 50 % beruflich und kann somit für den Dienstwagen ein Fahrtenbuch oder die 1 % Regelung anwenden.

1 % Regelung Otto müsste als geldwerten Vorteil 640 Euro pro Monat und 7.680 Euro pro Jahr zusätzlich zu seinem Einkommen versteuern. Davon kann er die Entfernungspauschale von 1.380 Euro (230 Arbeitstage x 20 km x 30 Cent) abziehen. Er müsste somit 6.300 Euro pro Jahr zu zusätzlich versteuern!

Wäre er selbständig, müssten diese Einnahmen zu 80 % zzgl. 19 % Mehrwertsteuer zusätzlich als Betriebseinnahmen verbucht werden.

Fahrtenbuch: Der Dienstwagen hat einen Abschreibungswert von 4.201,68 Euro – die Kosten pro gefahrenen Kilometer liegen somit bei 0,61 Cent (4.201,68 Euro + 8.000 laufende Kosten für den Dienstwagen geteilt durch 20.000 km).

Damit entsteht Franz bei einer privaten Nutzung von 5.000 km ein geldwerter Vorteil von 3.050 Euro – abzüglich der Entfernungspauschale von 1.380 Euro müsste er so nur 1.370 Euro versteuern.

Wäre er selbständig, müssten diese Einnahmen zu 80 % zzgl. 19 % Mehrwertsteuer zusätzlich als Betriebseinnahmen verbucht werden.

Fazit: Franz muss gegenüber der 1 % Regelung 4.930 Euro weniger als geldwerten Vorteil versteuern! Selbst wenn er das Fahrzeug zu fast 50 % (9.999 km) privat nutzen würde, müsste er nur 4719,39 Euro (9.999 km x 0,61 Euro – Entfernungspauschale von 1.380 Euro) statt 6.300 Euro versteuern.

Es lohnt sich in fast jedem Fall, ausgenommen bei sehr alten Gebrauchtfahrzeugen mit einem sehr geringen Restwert, ein Fahrtenbuch zu führen, um den Dienstwagen von der Steuer absetzen zu können.

Wichtig für Selbstständige: Wer selbständig ist, hat unter Umständen wesentlich weniger Privatfahrten und damit einen noch geringen, geldwerten Vorteil wenn er ein Fahrtenbuch führen würde – denn je nachdem gilt bereits die Fahrt von der Wohnung zum Betrieb bereits als Dienstfahrt und er kann so noch mehr von der Steuer absetzen, siehe: Selbständig: Dienstreise / Dienstfahrt von der Steuer absetzen.