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Dienstreisen in der Steuererklärung absetzen

Die Kosten, die Arbeitnehmern und Unternehmern auf Dienstreisen bzw. dienstlichen Fahrten entstehen, kann man von der Steuer absetzen bzw. in der Steuererklärung gelten machen. Arbeitnehmer können die Reisekosten aber natürlich nur dann geltend machen, wenn sie nicht bereits in voller Höhe vom Arbeitnehmer übernommen wurden – ist das nicht der Fall, so ist selbst die kurze vom Chef beauftragte Fahrt zum Briefkasten oder der Bank mit dem privaten Pkw steuerlich absetzbar.

Arbeitnehmer machen die Fahrt- und Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung bzw. ihrem Lohnsteuerjahresausgleich geltend, Selbständige bzw. Freiberufler und Gewerbetreibende als Betriebsausgaben. Arbeitnehmer müssen sich die gefahrenen Kilometer von ihrem Chef bzw. Arbeitgeber allerdings bescheinigen lassen, erst dann kann man pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer absetzen, wer einen Kollegen oder Mitarbeiter als Beifahrer mitnimmt, darf 2 Cent mehr pro Kilometer abrechnen.

Bei den Verpflegungskosten von Dienstreisen ist unter anderem die Dauer der Reise entscheidend: wer wenigstens acht Stunden unterwegs ist, kann sechs Euro absetzen, wer mindestens 14 Euro auf Dienstreise ist, rechnet mit 12 Euro ab und Dienstreisen, die die Dauer von 24 Stunden überschreiten, können 24 Euro für jeden Tag in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Einzeln nachweisen muss man allerdings die Übernachtungskosten, zumindest bei Dienstreisen innerhalb von Deutschland. Bei Dienstreisen ins Ausland gelten Reisepauschalen, die je nach Land unterschiedlich angesiedelt sind – wobei Tokio mit 24 Euro bis acht Stunden, 48 Euro bis 12 Stunden, 72 Euro bei 24 Stunden und 140 Euro für Übernachtungen Spitzenreiter ist, und das Schlusslicht Rumänien mit sechs Euro bis acht Stunden, 12 Euro bis 12 Stunden, 18 Euro bei 24 Stunden und 55 Euro für Übernachtungen das Schlusslicht darstellt.

Sollte eine Dienstreise an einem Tag beginnen und erst am nächsten enden, ohne dass eine Übernachtung vorgesehen ist, so wird sie vollständig dem Tag zugerechnet, an dem die längere Abwesenheit stattfand. Zu den Dienstreisen zählen übrigens auch Fahrten zu Messen, Gewerkschaftsveranstaltungen, Fortbildungsveranstaltungen bzw. Weiterbildungskursen, Fahrten zu Wettbewerben oder, wie bereits erwähnt, Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers zu Finanzamt, Steuerberater, Bank, Postamt oder Schreibwarenladen, sofern die Fahrten auch wirklich belegt werden können, beispielsweise mittels Gesprächsprotokoll oder tagebuchähnlichen Aufzeichnungen. Da das Finanzamt in den letzten Jahren immer pingeliger bzw. kleinlicher bei den Fahrtkosten geworden ist, empfiehlt es sich in aller Regel, ein Fahrtenbuch zu anzulegen und dies auch penibel zu führen.