Ist man auswärts tätig, so hat man bekanntermaßen die Möglichkeit, Reisekosten von der Steuer abzusetzen, und zwar umfangreicher, als bei den reinen Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit. Absetzbar sind die Reisekosten im Sinne der Werbungskosten, und angesetzt werden dürfen dann sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit des Steuerpflichtigen entstanden sind.
Die Aufwendungen bei beruflichen Reisen können seit dem Jahr zeitlich unbegrenzt steuerlich abgesetzt werden als Werbungskosten, denn die bis dahin gültige dreimonatige Frist hat keine Gültigkeit mehr. Dies gilt natürlich nur dann, wenn der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht bereits erstattet hat, was für den Arbeitnehmer steuerfrei möglich ist.
Wer beispielsweise berufliche Besorgungen erledigen soll für den Chef, und deswegen einen Umweg fahren muss, kann die Kosten hierfür anhand seines individuellen Kilometerkostensatzes oder mit Hilfe der bequemeren Reisekostenpauschale abrechnen.
Es sind jedoch nicht nur alleine die Fahrtkosten steuerlich absetzbar, sondern weiterhin die Verpflegungskosten, die Übernachtungskosten und eventuelle Reisenebenkosten.
Die Verpflegungskosten lassen sich immer nur mittels Pauschbetrag steuerlich geltend machen, und zwar auch nur innerhalb der ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit. Eine Ausnahme von dieser Regelung besteht dann, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen seiner Auswärtstätigkeit mehrfach den Ort wechselt, es sich also um eine so genannte Einsatzwechseltätigkeit handelt – beispielsweise bei einem Kundendiensttechniker.
Keine Rolle spielt die dreimonatige Frist ebenso bei Personen mit Fahrtätigkeit, denn die jeweilige Fahrtätigkeit wird immer als neue bzw. gesonderte Tätigkeit betrachtet. Die 3-Monatsfrist müssen auch Arbeitnehmer oder Auszubildende, die nicht öfter als zweimal wöchentlich auswärts tätig sind, nicht beachten.
Die Pauschalen für den Verpflegungsaufwand orientieren sich an der Abwesenheitsdauer des Steuerpflichtigen – bei 24 Stunden liegt sie bei 24 Euro, bei 14 – 24 Stunden bei 12 Euro, bei 8 – 14 Stunden bei 6 Euro, und wer weniger als acht Stunden für die Dienstreise benötigt, kann gar keinen Verpflegungspauschbetrag nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr 5 EStG geltend machen.
Als Reisenebenkosten zählen sämtliche Aufwendungen, die neben der Verpflegung, der Fahrt und der Übernachtung anfallen. Dazu gehören dann zum Beispiel Parkgebühren, Fähr- oder Mautgebühren, berufliche Telefonate, Gepäckbeförderung oder auch Eintrittsgelder, sofern die Veranstaltung beruflich veranlasst ist.