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Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht

Sich stapelnde Papierberge sind sicher für jeden ein Gräuel. Hin und wieder ist es an der Zeit, sich die Mühe zu machen, und einmal gründlich auszumisten. Doch dürfen die steuerrechtlich wichtigen Dokumente nicht einfach in den Papierkorb geworfen werden. Je nach Art des Schriftstückes gilt es, Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Abtrennung zwischen geschäftlichen und privaten Unterlagen bringt Auskunft zur Aufbewahrungspflicht

Zuerst einmal müssen die Dokumente zwischen privaten und geschäftlichen getrennt werden, damit etwas zur Aufbewahrungsfrist gesagt werden kann. Geschäftliche Unterlagen sind all die Dokumente, die ein Unternehmen oder ein Selbstständiger, der zur Buchführungspflicht verpflichtet ist, hat. Demzufolge sind nur die Unterlagen private Unterlagen, die eine Person hat, die keine Buchführungspflicht hat.

Aufbewahrungsfrist bei privaten steuerrechtlichen Unterlagen

Eine Privatperson ist nicht verpflichtet, die eigenen steuerrechtlichen Unterlagen aufzuheben. Es wird aber angeraten, diese zu archivieren. Bevor die jährliche Einkommensteuererklärung gemacht wird, ist es sinnvoll, die Dokumente aufzuheben, da diese eben für die Erstellung benötigt werden. Wer Rechnungen wegwirft, bevor die Finanzbehörde den Werbungskosten stattgegeben hat, kann die angesetzten Ausgaben bei einer genauen Prüfung nicht belegen. Die Folge werden höhere Steuerausgaben sein.

Nachdem das Finanzamt die Steuer erlassen hat, können die Belege entsorgt werden. Der Bescheid eigentlich auch, es kann aber ratsam sein, diesen noch weiter zu verwahren. Bei einigen Stellen, bei denen etwas beantragt werden muss, muss nämlich das jährliche Einkommen nachgewiesen werden, so bei den Kosten für einen Kindergartenplatz. Mit dem Steuerbescheid des vergangenen Jahres wird dieses problemlos vonstattengehen.

Eine Privatperson hat nur dann die Pflicht, Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren, wenn es sich um eine Rechnung handelt, die ein Handwerker ausgestellt hat. In Bezug auf eine Prüfung bei dem Unternehmen kann es vorkommen, dass die Rechnung noch einmal von Bedeutung sein kann.
Die andere Ausnahme ist für Privatpersonen zu sehen, die ein Jahreseinkommen von mehr als 500.000€ erzielen. All diese Personen müssen ihre steuerrechtlichen Unterlagen mit einer sechs jährigen Aufbewahrungsfrist archivieren.

Aufbewahrungsfristen bei geschäftlichen steuerrechtlichen Unterlagen

Zu den steuerrechtlichen Unterlagen eines Unternehmens gehören all die Dokumente, die etwas zu der Gewinnermittlung aussagen. So sind es gestellte Rechnungen, die die Einnahmen belegen, Rechnungen zu Ausgaben oder Lohnzahlungen an die Mitarbeiter. Ebenso fallen Geschäftsbriefe unter die Dokumente, die ein Unternehmer aufzuheben hat. Wenn aus einem Handelsbrief etwas hervorgeht, mit dem Geld eingenommen wird, so muss bei diesem auch die Aufbewahrungsfrist eingehalten werden. In der Summe sind es zahlreiche Belege, die hier gebraucht werden.

Ein Unternehmer ist dazu verpflichtet, die steuerrechtlichen Unterlagen aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist wird je nach Art des Dokuments 6 bis 10 Jahren sein.
Welche Fristen genau gelten, ist für manch einen Unternehmer recht schwer nachzuvollziehen. Grob kann gesagt werden, dass die Dokumente länger aufgehoben werden müssen, die für die Bilanzen stehen, wie Kassenbücher, Jahresabschlüsse und Rechnungen. Die Dokumente, wie Geschäftsbriefe, Angebote, Bestellungen, usw. können schon nach einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vernichtet werden.

Wichtig zu wissen ist es, dass die Aufbewahrungsfristen immer erst am Ende des Jahres beginnen.