Ein Betriebsausflug wird von einem Arbeitnehmer allgemein als angenehm empfunden, denn wie oft kommt es schon vor, dass der Arbeitgeber so freizügig „kostenlos“ einen Urlaub verteilt und auch noch alles bezahlt? Das möchte man sich natürlich nicht entgehen lassen, gerade um auch die Kollegen besser kennen zu lernen.
Aber: Ein Betriebsausflug birgt für einen Arbeitnehmer auch ein großes steuerliches Risiko – denn das Finanzamt betrachtet den vom Arbeitgeber gesponserten Ausflug nicht als umsonst, sondern als zusätzliche Einnahme und Lohnentgelt. Der Betriebsausflug wird steuerlich als Sachbezug gewertet, der in der Steuer angegeben und ggfs. versteuert werden muss, sollte der Wert des Ausflugs über 110 Euro brutto liegen.
Hierbei werden alle Kosten des Betriebsausfluges zu Ungunsten des Arbeitnehmers gewertet – die Kosten für die Organisation, die Reise, die Verpflegung, Restaurant, Veranstaltung, Programm usw. werden hierbei auf den einzelnen Arbeitnehmer umgelegt. Im Gegensatz zu anderen Freibeträgen zählen hier nicht die Netto Beträge, sondern die Brutto Beträge (also mit Mehrwertsteuer).
Zwar beträgt der Freibetrag für Betriebsausflüge 110 Euro, aber zahlreiche kleine Posten summieren sich schnell zu einem großen und gerade wenn der Arbeitnehmer in einem kleinem bis mittlerem Unternehmen alle Kosten tragen sollte, ist dieser Freibetrag schnell ausgereizt und überschritten.
Steuerfrei sind dennoch kleinere Geschenke, die man während des Betriebsaufluges vom Arbeitgeber erhalten sollte, solange deren Wert unter 40 Euro liegt.
Eine Steuer auf den Betriebsausflug wird wahrscheinlicher, wenn man seine Familie mitnimmt – auch wenn diese eingeladen sein sollte, so zählt jedes Familienmitglied als zusätzliches Einkommen für den Arbeitnehmer.
Hierzu mehrere Beispiele:
Beispiel 1: Der Arbeitgeber lägt zu einem Betriebsauflug ein, sämtliche Kosten werden von ihm getragen. Alle Kosten für den Betriebsausflug betragen pro Person 160 Euro. Das heißt, dass man 50 Euro als Sachbezug versteuern muss.
Beispiel 2: Der Arbeitgeber aus Beispiel 1 lädt auch die Familie des Mitarbeiters ein und trägt alle Kosten. Der Mitarbeiter bringt 3 Personen mit. Der Gesamtwert des Betriebsausfluges beträgt somit: 160 x 4 Personen = 640 Euro, damit wurde der Freibetrag für Betriebsausflüge um 530 Euro überschritten, die der Mitarbeiter als Sachbezug versteuern muss.
Beispiel 3: Der Arbeitgeber lädt zu einem Betriebsausflug ein, alle Kosten pro Person betragen 160 Euro. Der Arbeitnehmer muss jedoch 60 Euro davon selber bezahlen. Hier muss nichts versteuert werden, da der Freibetrag für Betriebsausflüge von 110 Euro nicht überschritten wurde und die Zuwendung des Arbeitgebers nur einen geldwerten Vorteil von 100 Euro ausmachte.
Beispiel 4: Der Arbeitgeber aus Beispiel 3 lädt auch die Familie ein – hierfür fallen 640 Euro Gesamtkosten an, der Arbeitnehmer zahlt jedoch 240 Euro dazu. Somit müssen nur 300 als geldwerter Vorteil aus Sachbezügen versteuert werden.
Wichtig: Der Betriebsausflug kann so auch zu einer Steuerfalle für den Arbeitnehmer werden, da er das zu versteuernde Einkommen erhöht. Gerade wenn man nur knapp unter der Progressionsstufe liegt und mit dem erhöhten Einkommen in eine höhere Zone rutschen würde, sollte man entweder den Betriebsausflug meiden oder den Arbeitgeber darum bitten, die Kosten übernehmen zu dürfen, da man den „kostenlosen“ Ausflug sonst mit der höheren Steuer nachbezahlen darf.