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Dienstreise mit anderen Fahrzeugen von der Steuer absetzen

Für Dienstreisen kann man nicht immer auf einen Firmenwagen oder Dienstwagen zurückgreifen – entweder weil dies logistisch unmöglich ist (z. B. eine Dienstreise von Europa nach Amerika), zu zeitaufwändig (z. B. Dienstfahrt Berlin Moskau) oder der Dienstwagen aus anderen Gründen nicht verfügbar ist.

Um Dienstreisen mit anderen Fahrzeugen von der Steuer absetzen zu können, müssen diese nicht zwingend ausschließlich genutzt werden. Wer z. B. Privatfahrzeuge zur Überbrückung kurzfristig dienstlich nutzen muss, weil der eigentliche Dienstwagen nicht verfügbar ist, kann auch die Kosten für Dienstreisen damit absetzen.

Generell kann bei der Verwendung anderer Fahrzeuge statt einer genauen Auflistung der Kosten mittels Fahrtenbuch, Tankbelegen, anteiligen Versicherungskosten usw. auch eine Pauschale angesetzt werden. Je nach Fahrzeugart gelten hierfür andere Pauschalen, z. B.:
– für einen PKW: 30 Cent pro gefahrenen Kilometer,
– für ein Motorrad / Motorroller 13 Cent pro gefahrenen Kilometer,
– für ein Mofa / Moped 8 Cent pro gefahrenen Kilometer,
– für ein Fahrrad 5 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Sollte ein Fahrzeug für eine Dienstreise gemietet werden müssen, so kann der Mietpreis zuzüglich der Versicherungskosten und der Tankkosten von der Steuer abgesetzt werden. Werden öffentliche Verkehrsmittel genutzt, z. B. Bus oder Bahn, so gelten die Pauschalen ebenfalls nicht. Auch diese Kosten kann man, wenn man die Tickets selbst gekauft hat, vollständig als Dienstreise mit anderen Fahrzeugen von der Steuer absetzen.

Ausnahme: Sollte eine Dauerkarte, z. B. eine Monatsfahrkarte oder Jahresfahrkarte, erworben worden sein, so wird diese nur dann anerkannt, wenn diese billiger als mehrere Einzelfahrscheine ist. Ansonsten muss die Differenz zwischen den billigeren Einzeltickets oder Monatsfahrkarten als privater Nutzungsanteil bei der Steuer angegeben werden, falls die Karte anschließend auch privat genutzt wird.

Aber: Erwirbt man z. B. eine Bahncard oder eine Monatsfahrkarte, da diese billiger ist als eine oder mehrere Einzelfahrten und nutzt sie trotzdem anschließend privat weiter, muss die Privatnutzung nicht abgezogen werden. Relevant ist hier nur, dass die Dienstreise dadurch letztendlich billiger vollzogen werden konnte.

Das gleiche gilt natürlich auch für Flugtickets: Auch diese kann man als Dienstreisen mit anderen Fahrzeugen von der Steuer absetzen.

Wichtig: Statt der Kilometerpauschale kann man auch die tatsächlichen Kosten für eine Dienstreise mit anderen Fahrzeugen von der Steuer absetzen – hierfür muss man dann z. B. das Motorrad oder das Fahrrad zum „Dienstmotorrad“ bzw. „Dienstfahrrad“ erklären, wenn die berufliche Nutzung mehr als 10 % pro Jahr übersteigt, z. B. im Falle einer langfristigen Reparatur des Dienstwagens.

Hier gilt hinsichtlich der Steuerberücksichtigung das gleiche wie bei einem Dienstwagen: Es kann entweder ein Fahrtenbuch geführt werden und anhand dessen die private und berufliche Nutzung nachgewiesen werden oder man nutzt bei einer Nutzung von mehr als 50 % die 1 % Regelung.

Der Vorteil: Als Dienstfahrzeug sind alle Kosten, von der Anschaffung über die Erhaltung bis zur Versicherung vollständig absetzbar.

Ob sich die 1 % Regelung oder ein Fahrtenbuch anbietet, sollte man anhand des Wertes und des Alters eines anderen Fahrzeugs entscheiden: Bei der 1 % Regelung wird immer 1 % des Listenpreises, unabhängig vom tatsächlichen Wert, als monatlicher geldwerter Vorteil angesetzt. Gerade bei Gebrauchtfahrzeugen kann das sehr schnell von Nachteil sein, wenn z. B. ein 10 Jahre altes Fahrzeug für 3.500 Euro gekauft, aber dessen Listenpreis bei 35.000 lag.

Statt einem geldwerten Vorteil von 35 Euro pro Monat legt das Finanzamt dann 350 Euro zugrunde und rechnet dies dann dem zu versteuerndem Einkommen als zusätzliches Einkommen hinzu.