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Selbständig: Dienstreise von der Steuer absetzen

Natürlich kann man nicht nur als Arbeitnehmer, sondern auch als Arbeitgeber den Firmenwagen / Dienstwagen von der Steuer absetzen. Aber man kann auch die Dienstreise von der Steuer absetzen, zuzüglich möglicher Übernachtungskosten und der Verpflegungskostenpauschale sowie den Weg zur Arbeit.

Nur: Worin besteht der Unterschied zwischen einer Dienstreise und dem Weg zur Arbeit für Selbständige? Bei Arbeitnehmern ist dies relativ einfach nachvollziehbar, da hier in der Regel eine klare Trennung zwischen privater Wohnung und beruflicher Tätigkeit an einer Arbeitsstätte vorliegt. Selbständige müssen sich auch von Gerichten den Vorwurf gefallen lassen, dass dies nur selten möglich ist.

Denn als Selbständige ist man quasi immer im Dienst und nimmt Arbeit auch „nach Hause“ mit, z. B. wenn von zuhause aus noch Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Selbständigkeit erfolgen – sei es die Zusammenstellung von Unterlagen oder sonstigen geschäftlichen Tätigkeiten oder Kundengespräche von zuhause aus außerhalb der Geschäftszeiten.

Selten kann hier eindeutig getrennt werden, wann es sich um den Weg zur Arbeit, der der Entfernungspauschale / Pendlerpauschale unterliegt, oder um eine Dienstreise handelt, z. B. wenn man der selbständigen Tätigkeit auch von zuhause aus nach geht. Nur wer nachweisen kann, dass er nur innerhalb der Geschäftszeiten und nur an einer Arbeitsstätte (z. B. in der Niederlassung der Firma) der Selbständigkeit nachgeht, kann die Entfernungspauschale nutzen.

Die Betriebsstätte ist in den Augen des Finanzamts (und der Gerichte) immer dort, wo der Mittelpunkt der Arbeit liegt – sollte man, was bei Selbständigen eher die Regel als die Ausnahme ist, der Arbeit an 2 Orten nachkommen (z. B. auch von zuhause aus), so sind die Fahrten zwischen diesen Orten Dienstreisen.

Prinzipiell gilt folgendes für die Einstufung einer Betriebsstätte:
– die Arbeit muss überwiegend von diesem Ort aus erbracht werden und
– Kundenbesuche und Kundenbetreuung werden von diesem Ort aus vorgenommen

In der Praxis bedeutet das, dass je nach gewähltem Ort entweder eine Dienstreise oder eine Fahrt zur Arbeit vorliegt und somit auch unterschiedliche Kosten geltend gemacht werden können. Denn sollte für eine Dienstreise ein Dienstwagen benutzt werden, können sowohl die Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Betriebstätte und Wohnung als auch die Kosten für den Dienstwagen steuerlich geltend gemacht werden, bei einer Fahrt zur Arbeit nicht.

An einem Beispiel: Franz arbeitet als freiberuflicher Künstler regelmäßig in einer 40 km entfernten Volkshochschule und gibt dort an 8 Stunden am Tag Kurse, er geht sonst keinen weiteren Tätigkeiten als Selbständiger nach.

Die Fahrt von der Wohnung zur VHS ist in diesem Fall eine Fahrt zur Arbeit und er kann nur die Entfernungspauschale / Pendlerpauschale von 12 Euro pro Arbeitstag ansetzen. Da er seiner Selbständigkeit nur in der Volkshochschule nachgeht, ist dort die Betriebsstätte.

Franz wechselt nun sein Aufgabenfeld. Er gibt nur noch 2 Stunden Kurse an der VHS pro Tag, bietet zusätzlich Privatunterricht in seinem neuen Atelier zuhause an, bietet Kurse an der Universität und nimmt auch Aufträge bei Kunden an, z. B. in Form von Heimkursen.

Jetzt gilt: Da Franz von zuhause aus mehr als einen Ort (wenn auch regelmäßig) anfährt, liegt die Betriebsstätte nicht mehr in der VHS, da er mehrere Kunden (z. B. VHS und Universität) von dort aus betreut und anfährt. Dadurch, dass er zusätzlich Kurse von zuhause anbietet, liegt sein Tätigkeitsschwerpunkt zusätzlich dort (aber auch ohne dies). Wenn er Kunden bei ihnen zuhause Unterricht erteilt, so ist dies ebenfalls eine Kundenbetreuung und ein Kundenbesuch von zuhause aus – je nachdem kann er jetzt auch die Verpflegungspauschale nutzen.

Für Franz heißt das: Er kann die Fahrten zur VHS, zur Universität und zu Kunden jetzt als Dienstreise von der Steuer absetzen und die Kosten für seinen Dienstwagen!

Sollte er von seiner neuen Betriebsstätte, die jetzt zuhause und damit mit der Wohnung identisch ist, mehr als 8 Stunden entfernt sein, z. B. weil er bei einem Kunden einen Tag lang in dessen Wohnung einen Privatkurs gibt oder weil er durch die Kurse an der Universität und der VHS mehr als 8 Stunden nicht zuhause (und somit an seiner Betriebsstätte ist), kann er zusätzlich die Verpflegungspauschale von der Steuer absetzen.