Betriebsausgaben sind erst einmal per Definition durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen. Betriebsausgaben werden entsprechend einem bestimmten Betrieb zugeordnet und sind deswegen immer nun in Zusammenhang mit selbständiger Arbeit, einem Gewerbebetrieb oder Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft möglich. Was für den Unternehmer die Betriebsausgaben sind, entspricht bei den Überschusseinkünften, also beispielsweise bei Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit oder bei Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, den Werbungskosten.
Betriebsausgaben senken den Gewinn des Unternehmers, sie unterliegen dem Veranlassungsprinzip. Eine betriebliche Veranlassung liegt genau dann vor, wenn die Ausgaben bzw. Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, und, wobei diese Einschätzung subjektiv erfolgt, dem Betrieb dienen. Dabei ist es irrelevant, inwiefern die Betriebsausgaben in den Augen des Finanzamtes für zweckmäßig, üblich oder notwendig betrachtet werden. Den Gegensatz zu den Betriebsausgaben bilden die Aufwendungen für den Unterhalt der Familie und den Privathaushalt, wobei private Kosten nicht abzugsfähig sind.
Genau das führt aber oftmals zu Problemen in der Einkommensteuererklärung, und zwar wenn sich der berufliche und der private Bereich miteinander vermischen. Das lässt sich leicht an einem einfachen Beispiel verdeutlichen: wer einen Dienstwagen hat, und diesen nicht nur beruflich, sondern eben auch privat nutzt, wird die Dauer bzw. den Umfang der betrieblichen Nutzung darlegen müssen und die Kosten entsprechend auch nur anteilig anrechnen können. Wenn der privat veranlasste Anteil an den Kosten den Hauptteil der Kosten beansprucht, sind die betrieblichen Aufwendungen auch anteilig nicht absetzbar, man bezeichnet das Ganze dann als gemischte Aufwendungen.
Zu den Betriebsausgaben, die in voller Höhe nicht absetzungsfähig sind, gehören Zuwendungen ohne Rechtspflicht, Geldstrafen, Kosten für die erste Berufsausbildung, wenn diese nicht innerhalb eines Dienstverhältnisses stattfindet, Aufwendungen, die aufgrund von unklarer Trennung dem Aufteilungsverbot unterliegen, Personensteuern, Steuern vom Einkommen und die Umsatzsteuer unentgeltlicher Wertabgaben.
Einige Kosten sind nur teilweise als Betriebsausgaben abziehbar, darunter zum Beispiel Geschenke, Kosten für die betriebliche Bewirtung, Kosten für Gästehäuser, Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen von Geschäftsreisen, Fahrtkosten zwischen betrieb und Wohnung, Kosten für doppelte Haushaltsführung, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, Verwarnungsgelder, Ordnungsgelder und Bußgelder, Hinterziehungszinsen, gewisse Ausgleichszahlungen sowie Schmiergelder und Bestechungsgelder, soweit bußgeld- oder strafgeldbewehrt.
Die betrieblich veranlassten Kosten müssen durch den Unternehmer nachgewiesen werden, die Aufwendungen müssen zweifelsfrei feststellbar sein. In manchen Fällen ist es auch möglich, Betriebsausgabenpauschalen geltend zu machen.