Jeder der einer gewerblichen Tätigkeit, sei es als Selbständiger oder Freiberufler, nachgeht ist zu einer regelmäßigen Buchführung verpflichtet und den jährlichen Gewinn zu ermitteln: Dies kann entweder mittels der Bilanzierung erfolgen oder der Einnahmen Überschuss Rechnung.
Um die einfache Buchhaltung mittels der einfachen Einnahmen Überschuss Rechnung zu führen und nicht die Bilanzierung anwenden zu müssen, gelten bestimmte Voraussetzungen. Denn die Einnahmen Überschuss Rechnung dürfen nur Freiberufler anwenden oder Selbstständige und Gewerbe mit weniger als 500.000 Euro Jahresumsatz und weniger als 50.000 Euro Jahresgewinn.
Werden diese Grenzen überschritten, dann darf die einfache Einnahmen Überschuss Rechnung nicht angewandt werden, sondern es muss die doppelte Buchführung angewandt werden. Diese Grenzen sollten jedoch selten von Kleinunternehmen oder kleinen Gewerben und Freiberuflern erreicht werden.
Der Vorteil der einfachen Buchhaltung mit Einnahmen Überschuss Rechnung ist, dass hier dem Unternehmer wesentlich weniger Pflichten im Vergleich zur Bilanzierung und der doppelten Buchführung auferlegt werden – es wird vieles vereinfacht und es müssen zur Ermittlung des Gewinns lediglich die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden, sowie gesondert die möglichen Abschreibungen, z. B. auf Firmenfahrzeuge, Arbeitsmittel oder anderes Firmeneigentum.
Ein Nachteil besteht bei dem Erwerb von Immobilien: Die anfallenden Kosten können nicht in der Einnahmen Überschuss Rechnung geltend gemacht werden, sondern erst, wenn diese wieder veräußert werden.
Bei der Gewinnermittlung nach der Einnahmen Überschuss Rechnung müssen lediglich die Einnahmen den Ausgaben gegenüber gestellt werden: Wer also monatlich 4.000 Euro eingenommen und 1.500 Euro ausgegeben hat, hat einen Gewinn von 2.500 Euro erzielt.
Aber: Hier ist das Zuflussprinzip zu beachten. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben nur dann erzielt wurden, wenn diese tatsächlich erfolgten.
An einem Beispiel: Das Geschäftsjahr eines Unternehmers endet am 01.07.. Wenn eine Leistung vom Unternehmer am 24.06. in Rechnung gestellt sein sollte, aber diese Rechnung erst am 14.07. bezahlt wurde, so hat der Zufluss am Tag der Bezahlung (14.07) und nicht am Tag der Rechnungsstellung stattgefunden. Die Einnahme gilt also für das nächste Geschäftsjahr – das gleiche gilt für Ausgaben.
Aus Steuergründen kann es daher sinnvoll sein, eine Zahlung, wenn diese am Ende des Geschäftsjahres erfolgt so zu tätigen oder die Rechnung so zu stellen, dass die Einnahmen / Ausgaben erst im neuen Jahr anfallen. Ausgenommen sind davon regelmäßige Einnahmen, z. B. falls ein Vertrag mit einem Kunden über eine regelmäßige Leistung besteht oder Mietverträge. Fallen hier Einnahmen / Ausgaben vom Geldfluss her in das nächste Geschäftsjahr, so sind sie trotzdem noch dem vorherigen zuzurechnen.
Der Zeitpunkt einer Forderung eines Unternehmens ist daher laut dem Zuflussprinzip, welches bei der einfachen Buchhaltung und der Einnahmen Überschuss Rechnung angewandt wird, unerheblich – es zählt immer nur der Zeitpunkt der Zahlung.
Je nach Einkommenssituation kann hier auch noch das Bruttoprinzip bei der einfachen Buchhaltung und der Einnahmen Überschuss Rechnung zum Tragen kommen – jedoch nur, wenn Umsatzsteuer erhoben und abgeführt werden muss.