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Fahrtenbuch führen: Auf was muss man achten?

Um einen hohen geldwerten Vorteil aus einem Sachbezug infolge der 1 % Regelung bei Dienstwagen und Firmenwagen zu vermeiden, lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch zu führen ist eigentlich relativ einfach, wenn dies zeitnah geschieht, trotzdem schleichen sich gern typische Fehler ein.

Das fatale: Diese Fehler mögen zwar auf den ersten Blick geringfügig sein, können aber dazu führen, dass das auf Korrektheit bedachte Finanzamt die Anerkennung des Fahrtenbuchs verweigert und man somit automatisch der steuerlich nachteiligen 1 % Regelung unterworfen ist.

Diese führt dazu, dass pauschal 1 % des Listenpreises eines Kfz als monatlicher geldwerter Vorteil gewertet werden – gerade bei teuren Dienstwagen oder Firmenwagen wird das am Jahresende zu versteuernde Einkommen somit enorm angehoben. Falls der Firmenwagen oder der Dienstwagen einen Listenpreis von 35.000 Euro haben sollte, ergibt sich hier für das Finanzamt nach der 1 % Regelung ein zusätzlich zum Einkommen aus Lohn oder Gehalt ein anzurechnendes Einkommen von 4.200 Euro pro Jahr.

Generell gilt, dass die Dokumentation der privaten und beruflichen Fahrten (vor allem der beruflichen) im Fahrtenbuch schlüssig, vollständig und richtig sein müssen. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen ebenfalls problemlos mit geringem Aufwand nachprüfbar sein – sollten inhaltliche Fehler vorhanden sein, so macht dies das Finanzamt schnell skeptisch.

Typisch hierfür wären, wenn sich beispielsweise der vorherige Ankunftsort nicht mit dem darauffolgenden Abfahrtsort deckt, der Gesamtkilometerstand sich nicht fortlaufend deckt, bei einer Prüfung der gefahrenen Strecke (z. B. mittels eines Routenplaners) gravierende Unterschiede zwischen der gefahrenen Strecke und der vom Finanzamt berechneten bestehen (wobei kleinere Abweichung tolerierbar sind) oder das angegebene Fahrtziel und der Zweck sich nicht decken.

Beispiel: Die gefahrene Strecke zwischen A und B wird im Fahrtenbuch mit 80 km angegeben, tatsächlich beträgt die Distanz nur 25 km. Wird die mehr gefahrene Strecke nicht ausreichend begründet, kann hier ein Verdacht auf unrichtige Angaben im Fahrtenbuch begründet sein.

Ein weiterer typischer Fehler, den man vermeiden sollte, ist, dass das Fahrtenbuch nicht zeitnah und geschlossenen geführt wird, z. B. indem es nur monatlich oder nur jährlich anhand von Notizen oder einer externen Auflistung (z. B. elektronisches Fahrtenbuch, Tabellenkalkulation, „Zettelsammlung“) geführt werden sollte. Sollte seitens des Finanzamts der begründete Verdacht bestehen, dass dem so sein sollte, kann das Fahrtenbuch ebenfalls als „nicht ordnungsgemäß“ abgelehnt werden.

Es gilt, auch wenn das nicht aus dem Gesetz, aber aus Urteilen, hervorgeht, dass das Fahrtenbuch in gebundener Form vorliegen muss – wenn nur ein paar zusammengeheftete Zettel oder eine Zettelsammlung eingereicht wird, wird das grundsätzlich nicht anerkannt. Fahrtenbücher in korrekter Form können für wenige Euro in einem Schreibwarenladen oder Supermarkt erworben werden.

Auch Sammeleintragungen und Sammelbezeichnungen wie „berufliche Fahrten am …“ ohne die genaue Auflistung der unterschiedlichen Ziele, Zwecke usw. werden nicht anerkannt. Für jede Verwendung (beruflich) muss nachvollziehbar dokumentiert werden, wann, warum und wohin die Fahrt erfolgte einschließlich der gefahrenen Kilometer und des Anfangs- und Schlusskilometerstands (Tachometer).

Sammeleintragungen sind nur dann erlaubt, wenn es sich um eine einheitliche Fahrt handelt, z. B. wenn mehrere Kunden während einer beruflichen Fahrt aufgesucht wurden. Hier reicht die Angabe der insgesamt gefahrenen Kilometer, sowie des End- und Anfangskilometerstands.

Aus Übersichtsgründen (und Platzmangel) bietet es sich jedoch häufig an, trotzdem jede Fahrt einzeln einzutragen, da Datum, Uhrzeit, Zwecke (Name des Kunden) und Ankunfts- und Abfahrtsort trotzdem eingetragen werden müssen. Sollte die berufliche Fahrt auch eine private beinhalten, so muss diese aufgeführt werden.

Skeptisch wird das Finanzamt immer dann, wenn zusätzlich eingereichte Belege nicht zu den Angaben im Fahrtenbuch passen, z. B. Tankquittungen. Sollten sich hier Datum und Ort nicht mit den Angaben im Fahrtenbuch decken (z. B. weil die Tankstelle überhaupt nicht in der Nähe der Strecke lag oder der Firmenwagen an diesem Tag / Uhrzeit nicht bewegt wurde), kann das Fahrtenbuch ebenfalls nicht anerkannt werden.

Man darf in einem Fahrtenbuch auch Abkürzungen verwenden – aber: Sollten diese nicht allgemein üblichen und verständlichen Abkürzungen entsprechen, muss eine Legende beigefügt werden, aus der diese hervorgehen. Ansonsten kann das Finanzamt das Fahrtenbuch auch nicht anerkennen, da keine Prüfung mit nur geringem Aufwand möglich ist und die Angaben unverständlich sind.

Wichtig: Ein Fahrtenbuch muss man ordnungsgemäß führen – das heißt, dass nachträgliche Änderungen nicht möglich oder ersichtlich sein müssen. Aus diesem Grund werden elektronische Fahrtenbücher, z. B. in Form einer Excelliste, nicht anerkannt. Das geht soweit, dass auch Fahrtenbücher, die automatisch vom Firmenwagen durch ein eingebautes elektronisches Fahrtenbuch erstellt werden, oft nicht anerkannt werden, da nachträgliche Änderungen technisch prinzipiell möglich und nicht ersichtlich sind.