Die Verbrauchsangaben der Automobilhersteller stimmen oftmals nicht mit dem tatsächlichen Verbrauch überein. So wundert sich nicht nur der private Nutzer von PKW´s über teilweise grob abweichende Verbrauchsmengen, sondern auch gewerblich geführte Fuhrparks. Um den Verbrauch genauer bestimmen zu können und gleichzeitig auch Kosten im Blick zu behalten, kann man sich daher eines Fahrtenbuches bedienen.
Das Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch offeriert – hauptsächlich bei Kraftfahrzeugen- seinem Nutzer die Möglichkeit, die zurückgelegte Fahrstrecke, den Anlass der Fahrt und die Kosten der jeweiligen Tankfüllung zu dokumentieren.
Diese Dokumentation ermöglich somit nicht nur die Berechnung von Benzinkosten, sondern zeitgleich die Überprüfung (beispielsweise für Fuhrparkbetreuuer) der Fahrten von verschiedenen Fahrzeugen. Gleiches Prinzip ist auch für die Schiff- und Luftfahrt (Logbuch), die Seefahrt (Seefahrtbuch) und Piloten (Flugbuch).
Das Fahrtenbuch dient auch zur Vorlage bei der Polizei, des Finanzamtes und der Unternehmen.
Nutzung des Fahrtenbuches
Die Nutzung eines solchen Kontrollorgans hat verschiedene Hintergründe. Zum Einen kann das Fahrtenbuch von den Unternehmen für ihre Angestellten angeordnet werden, um eine gewisse Kontrolle über die jeweiligen Fahrten zu haben und gleichzeitig genauere Kosten im Blick zu haben.
Darüber hinaus kann das Fahrtenbuch jedoch auch als Auflage nach § 31 a StVZO erteilt werden. Das ist regelmäßig dann der Fall, wenn ein Fahrzeugführer nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen im Straßenverkehr (regelmäßig mit Ahndungen eines Punktes) nicht ausfindig gemacht werden konnte. Dies hat den Zweck, dass der Ordnungsbehörde nicht zuzumuten ist, zeitraubend und ohne Aussicht auf Erfolg Nachforschungen zu betreiben, wenn Selbige nach den Umständen des Einzelfalls nicht in der Lage war, den Täter zu ermitteln, obwohl sie alle Maßnahmen hierfür getroffen hat.
Anforderung
Um den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zu genügen, bedarf es einiger Anforderungen um vor dem Finanzamt als Beweismittel anerkannt zu werden. Zunächst bedarf es der zeitnahen und fortlaufenden Aufzeichnung. Diese muss ebenso geschlossen sein, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar und nachvollziehbar eingetragen sind. Somit werden bloße Notizzettel und Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen ausgeschlossen.
Bei beruflichen Reisen sind darüber hinaus weitergehende Angaben wie Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner und Gegenstand der dienstlichen Reise. Es ist darauf zu achten, volle Adresse anzugeben und nicht nur bloße Straßennamen. Auch dürfen im Fahrtenbuch keine Verweise getätigt werden.
Abweichende Fahrten sind besonders zu kennzeichnen ( beispielsweise bei einem Stau oder einem Unfall). Es wird ferner eine gute Leserlichkeit der Eintragungen gefordert und soll dem genauen Nachweis dienen.
Das Fahrtenbuch hat dementsprechend nicht nur für Unternehmen, sondern auch für private Personen einen Mehrwert.