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Fahrtenbuch richtig führen – Tipps

Wenn ein Fahrtenbuch zur Erfassung der tatsächlichen Nutzung eins Fahrzeugs geführt werden muss oder um den beruflichen und privaten gefahrenen Anteil darzulegen, sollte man darauf achten, dass man das Fahrtenbuch richtig führen muss. Denn auch wenn das Fahrtenbuch richtig zu führen kein Kunstwerk ist, so müssen dennoch konkrete Vorgaben beachtet werden.

Um das Fahrtenbuch richtig zu führen reicht es nicht, wenn die Fahrten in Form einer „losen Zettelsammlung“ dokumentiert werden. Zwar wird im § 8 EStG nicht genau vorgeschrieben, in welcher Form ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ auszusehen hat, in der Praxis werden allerdings alle Fahrtenbücher, die nicht in Buchform bzw. gebundener Form vorliegen nicht akzeptiert. Fahrtenbuchvordrucke gibt es jedoch schon für wenige Euro in jedem Schreibwarenladen oder auch in Supermärkten in der Schreibwarenabteilung.

Um das Fahrtenbuch richtig zu führen, müssen stets folgende Angaben enthalten sein:
– Wann? (Datum, sowie Uhrzeit),
– Wo? (Abfahrtsort, möglichst mit genauer Adresse),
– Wohin (Zielort, möglichst mit genauer Adresse),
– Zweck (privat, beruflich, wenn beruflich: Kunde? Grund der Fahrt?),
– Gesamtkilometerstand Fahrtbeginn (Tachometer),
– Gesamtkilometerstand Fahrtende (Tachometer),
– Gefahrene Kilometer

Bei privaten Fahrten ist es ausreichend, wenn nur das Datum sowie die gefahrenen Kilometer samt Gesamtkilometerstand Fahrtbeginn / Fahrtende aufgeführt und bei Zweck „privat“ eingetragen wird. Wohin die Fahrt genau ging, muss dem Finanzamt nicht dargelegt werden.

Das Fahrtenbuch sollte dabei stets zeitnah und vollständig geführt werden, so dass nachträgliche Änderungen nicht möglich oder nachträgliche Änderungen zumindest klar ersichtlich sind. Das heißt, dass Auslassungen vermieden werden sollten und die Fahrten fortlaufend ohne Lücken dokumentiert werden müssen.

Ein zeitnahes Führen sollte möglichst immer eingehalten werden, damit ein nachträgliches Einfügen nicht möglich ist bzw. Änderungen klar ersichtlich sind. Das Fahrtenbuch sollte auch nicht erst am Ende des Jahres, wenn man dieses mit der Steuererklärung einreichen möchte, angelegt werden – hierin kann ein Betrugsverdacht begründet sein: z. B. indem Fahrten nachträglich „umgewidmet“ werden.

Wenn man das Fahrtenbuch richtig führen will, müssen die Angaben stets vollständig sein -zusätzliche Dokumentationen zu den Fahrten können angegeben werden, jedoch darf die Kontinuität der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch dadurch nicht beeinträchtigt werden.

Eine solche Dokumentation kann z. B. in Form einer Legende beigelegt werden, wenn Abkürzungen im Fahrtenbuch verwendet werden, die nicht selbsterklärend sind. Abkürzungen dürfen auch bei häufig angefahrenen Zielen verwendet werden – zur besseren Nachvollziehbarkeit sollte hier jedoch immer eine Legende in Form der Erklärung der Abkürzungen beigelegt werden.

Sollten private oder berufliche Fahrten ununterbrochen erfolgen, so muss man nicht jede einzelne Fahrtstrecke gesondert aufführen, sondern kann diese auch zusammenfassen, z. B. in der Form: Reiseziel: „München – Stuttgart – Heilbronn – Nürnberg – München“, mit der Angabe der Gesamtkilometerzahl.

Bei privaten und beruflichen Mischfahrten in dieser Form kann zwar auch der private Anteil in Form der gefahrenen Kilometer ausgewiesen werden, jedoch empfiehlt sich hier trotzdem die Unterteilung in privat und geschäftlich aufgrund der besseren Nachvollziehbarkeit, damit das Fahrtenbuch auch anerkannt wird.

Wichtig: In Zeiten von Excel und elektronischen Fahrtenbüchern greifen viele Nutzer gern auf diese zurück, da so ein Fahrtenbuch wesentlich einfacher zu führen ist, aber: Diese Fahrtenbücher werden nicht anerkannt!

Der Grund: Wenn man ein Fahrtenbuch richtig führen möchte, so dürfen nachträgliche Änderung nicht möglich bzw. müssen für das Finanzamt stets ersichtlich sein, was bei einer digitalen Führung schlicht nicht zu 100 % möglich ist. Ebenfalls kann nicht garantiert werden, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt wird. Da hier grundsätzlich eine Betrugsmöglichkeit besteht, kann diese Form des Fahrtenbuchs nicht genutzt werden.

Selbst ein elektronisches Fahrtenbuch, welches auf dem Server eines Anbieters gespeichert wird und nicht durch den Anwender verändert werden kann, wird nicht akzeptiert, da dies grundsätzlich – z. B. Hackerangriff (durch den Nutzer), wenn auch im Grunde absurd – verändert werden kann.