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Steuererklärung: Was tun bei fehlenden Belegen?

Das Finanzamt verlangt bei der Abgabe der Steuererklärung für jeden aufgeführten Kostenpunkt auch einen entsprechenden Nachweis – es gilt: Was nicht ordentlich belegt, siehe auch: Steuererklärung: Welche Belege, Nachweise und Unterlagen braucht man?, werden kann, das wird nicht akzeptiert. Jedoch braucht es nicht immer eine Quittung oder einen Bon eines Dritten, um eine Ausgabe nachzuweisen.

Kosten, aber keine Quittung für die Steuererklärung

Das Finanzamt ist, entgegen einer verbreiteten Auffassung, oft weitaus kooperativer als man meint – so kann es durchaus Kosten anerkennen, die man nicht ordentlich belegen kann und für die man keinen Nachweis von einem Dritten hat. Das Finanzamt kann diese Ausgaben jedoch trotzdem anerkennen, wenn man sie glaubhaft belegen kann. Das heißt, dass man die Ausgabe und deren Höhe, sowie deren Art schriftlich auf einem gesonderten Blatt oder mündlich bei der persönlichen Abgabe der Steuererklärung bei einem Termin, umfassend erörtern muss und warum man keinen Beleg dafür hat.

Jedoch sollte man nicht damit rechnen, auf diese Art und Weise beliebig hohe Kosten durchwinken zu können, wenn der Finanzbeamte es nur glaubt – denn: in der Regel wird hier ersatzweise eine Pauschale angesetzt, die entweder voll oder auch nur anteilig geltend gemacht werden kann. Auch wenn man hier keinen 100%igen Kostenersatz erfahren sollte, so gilt: Besser den Spatz in der Hand, als die Taube auf dem Dach, denn prinzipiell müsste das Finanzamt, Erklärung hin oder her, überhaupt keine Kosten ohne vorhanden Nachweis anerkennen.

Das gilt auch, wenn keine Pauschalen feststehen: In diesem Fall kann das Finanzamt die Kosten schätzen, jedoch wird das Finanzamt eher zu Ungunsten des Steuerzahlers, also zu wenig schätzen. Man kann auch von sich aus den Betrag schätzen und auf Zustimmung hoffen, jedoch ist das Finanzamt nicht an die eigene „Schätzempfehlung“ gebunden.

Beleg / Nachweis für die Steuererklärung selbst ausstellen

Die Pauschalen haben jedoch durchaus ihre Tücken – nicht nur, dass sie oft nur anteilig gewährt werden und man sich darüber ärgert, sie können vor allem beim Verdacht, die Progression schwächen zu wollen auch aus Misstrauen komplett verweigert werden. Denn: Wenn ausgerechnet für die Summe der Nachweis fehlt, die die Progression und damit die zu zahlende Steuer entscheidend abschwächen würde und die auch noch sehr hoch ist, der ist erst einmal verdächtig, sich hier lediglich einen Vorteil verschaffen zu wollen.

Aber: Man muss sich nicht auf Pauschalen einlassen, sondern man kann sich für fehlende Nachweise und Belege auch selbst einen Ersatz anfertigen, indem man sich diesen selbst ausstellt. Jedoch gelten hier strenge Auflagen, damit ein Eigenbeleg bei der Steuererklärung anerkannt wird!

Ein fehlender Beleg / Nachweis wird fast nur dann anerkannt, wenn es sich um Kosten handelt, die zwar entstehen, aber für die kein Beleg ausgegeben wird – so ist das Misstrauen groß, wenn man sich einen Kassenbon für einen Einkauf selbst schreibt, da man diesen in der Regel auch erhält. Anders sieht es jedoch aus, wenn man beispielsweise Kosten für Trinkgelder, Kopierer oder Geräte mit Münzeinwurf oder ältere (amerikanische) Parkuhren hat – hier erhält man üblicherweise keinen Beleg, weswegen das Finanzamt einen selbst ausgestellten Beleg meist problemlos akzeptiert.

Beleg selbst ausstellen: Wichtige Angaben

Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt wird muss dieser folgende Angaben zwingend enthalten:
– Zahlungsempfänger mit Adresse (z. B. Parkuhr + Standort),
– Art der Kosten (z. B. Parkschein, Trinkgeld usw.),
– Höhe der Ausgabe,
– Datum,
– Unterschrift

sowie eine Begründung (zum Eigenbeleg), warum man diesen anfertigen musste – ansonsten wird dieser nicht anerkannt. Die Begründung muss nicht ausufernd, aber ausreichend erklärend sein, z. B. „Die Parkuhr stellte keinen Beleg aus.“.

Ein Eigenbeleg kann auch dann genutzt werden, wenn ein Beleg / Nachweis durch Diebstahl oder Verlust abhanden gekommen ist – aber: Man darf sich nicht wundern, wenn das Finanzamt skeptisch wird, wenn ausgerechnet ein Beleg über eine sehr hohe Summe verloren oder gestohlen worden sein soll.

Und: Liegen der Steuererklärung größtenteils Eigenbelege für Kosten bei, die man steuerlich geltend machen möchte, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass keiner der Belege anerkannt wird, denn der Eigenbeleg soll eine Notlösung darstellen und nicht den Regelfall!

Das Finanzamt kann den Eigenbeleg ablehnen und nicht anerkennen, da es auf der Vorlage ordentlicher Belege bestehen darf. Ob ein Eigenbeleg akzeptiert wird oder nicht, stellt immer eine Ermessensfrage dar. Es kann zwar auch eine Ortsbesichtigung abgehalten oder eine eidesstattliche Versicherung abgegeben werden, um der eigenen Aussage mehr Gewicht zu verleihen, jedoch wird sich das de facto nur bei sehr hohen Summen und Kosten anbieten.

Wichtig: Wer versuchen sollte, mit einem „kreativen“ Eigenbeleg die Steuererklärung noch etwas aufzubessern, der sollte auf der Hut sein: Denn die Angabe von nicht entstandenen Kosten, das Ausstellen falscher Belege oder die Manipulation vorhandener Belege wird als Steuerhinterziehung gewertet, das gleiche gilt für einen Ersatzbeleg, die man sich von Bekannten oder Freunden besorgt, siehe auch: Steuererklärung: Quittungen tauschen und Belege sammeln.