Selbständige sind immer zur Führung einer Buchhaltung verpflichtet, damit ihre Geschäftsvorgänge zur Erhebung der Steuer und auch zur Prüfung dieser nachvollziehbar sind. Hier hat man die Wahl zwischen der einfachen und der doppelten Buchhaltung – die einfache Buchhaltung bietet sich vor allem für Kleinunternehmer, Kleinunternehmen und Freiberufler an, da diese auch ohne große Vorkenntnisse umsetzbar ist und den Aufwand für die Buchführung mindert.
Für die einfache Buchhaltung für Kleinunternehmer und die Einnahmenüberschussrechnung / Einnahmen Ausgaben Rechnung gelten jedoch bestimmte Voraussetzungen: Entweder man übt einen freien Beruf aus oder ein Kleingewerbe, welches nicht im Handelsregister eingetragen ist oder falls man nicht als Kaufmann tätig ist und die Einnahmen des Gewerbes 17.500 Euro nicht überschreiten.
Es muss auch wie in der doppelten Buchführung täglich alle Einnahmen und Ausgaben aufführt – unabhängig davon, ob diese in bar erfolgen oder auf einem Geschäftskonto eingehen. Das gleiche gilt für Ware, falls man einen Lieferdienst / Versorgungsdienst oder eine Kleinstspedition betreibt – auch hier muss der Eingang und Ausgang der Warenwerte stets pünktlich erfasst werden. Wichtig ist, dass nicht nur die Eingänge und Ausgänge an sich in der Buchhaltung erfasst werden, sondern diese müssen, z. B. mittels Quittungen, Rechnungen usw., auch belegt werden können.
In der Buchhaltung ist man als Selbständiger dazu verpflichtet eine chronologische Ordnung einzuhalten: Der klassische Schuhkarton reicht vielleicht dem Steuerberater, aber nicht einem unabhängigen Dritten, der, z. B. in Form einer Buchprüfung, jederzeit die Buchhaltung des Unternehmens ohne Hilfestellung des Führenden nachvollziehen können muss.
Falls Anlagevermögen oder Güter in das Unternehmen eingebracht werden, z. B. Computer oder Arbeitsmittel, so muss auch über diese Eingänge Buch geführt werden, wann diese zu welchen Kosten erworben wurden. Diese Eingänge dürfen allerdings nicht in die Einnahmen Überschuss Rechnung aufgenommen werden, sondern in einer gesonderten Liste, die ebenfalls chronologisch geführt werden muss.
Nicht täglich, aber monatlich, muss man bei der einfachen Buchhaltung für Kleinunternehmer am Ende einer Abrechnungsperiode alle weiteren Geschäftsvorfälle aufführen. Dazu zählen indirekte Gewinne und Verluste, z. B. durch Abschreibungen oder Nutzungsentnahmen / Nutzung von Firmenvermögen für private Zwecke.
Bei der einfachen Buchhaltung für Kleinunternehmer sollte beachtet werden, dass Belege, Quittungen und Nachweise stets hinter der erstellten Übersicht erfasst werden sollten. Das hat den Vorteil, dass sofort ersichtlich ist, welche Geschäftsvorgänge in einem Monat anfielen, aber die dazugehörigen Belege trotzdem zugeordnet sind.
Kleinunternehmer sind im Gegensatz zu Kaufleuten oder Unternehmen mit Einnahmen über 17.500 Euro nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen oder zum Jahresabschluss eine regelmäßige Inventur durchzuführen. Man sollte aber, gerade wenn man ein florierendes Kleinunternehmen führt, diesen Aufgaben trotzdem nachkommen, gerade falls man durch zu hohe Umsätze zukünftig die doppelte Buchführung anwenden und diese Pflichten dann nachholen muss.