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Steuererklärung: Wann werden Belege anerkannt / nicht anerkannt?

Wer seine Steuererklärung abgibt kommt nicht umhin, hier auch notwendige Belege beizulegen, die die eigenen „Behauptungen“ in Form der angegebenen Kosten und Posten auch belegen – aber welche Belege muss man abgeben und wann werden welche Belege anerkannt?

Welche Belege muss man bei der Steuererklärung abgeben?

Man muss im Grunde keine Belege abgeben, aber: Alles was man nicht belegen kann, wird vom zuständigen Sachbearbeiter in der Regel gestrichen, denn dieser möchte für jeden Posten, den man von der Steuer absetzen möchte, auch einen Nachweis haben. Was man nicht erklären oder belegen kann, wird gestrichen.

Wann werden welche Belege anerkannt?

Das Finanzamt verlangt bei den meisten Belegen die Einhaltung der 4 Ws, das heißt:
– Wann wurde
– Was bei
– Wem für
– Wie viel
gekauft? Bei Reisekosten oder Spesenabrechnung freut sich das Finanzamt zudem immer noch über das fünfte W: Wo? Denn nicht in jedem Fall will der Sachbearbeiter selber nachforschen, ob das Restaurant X nun auf der Reiseroute lag oder nicht.

Grundsätzlich gibt es keine Schwierigkeiten mit Belegen, die eindeutig zugeordnet werden können – es gilt immer, siehe das fünfte W, je eindeutige, desto besser sind die Chancen für eine problemlose Anerkennung.

Fehlt beispielsweise das genaue Datum, so kann das Finanzamt die Anerkennung auch ablehnen – vor allem bei einem fehlendem oder schlecht lesbaren Datum ist das Finanzamt sehr genau. Man sollte bei einem fehlerhaften Beleg die fehlenden Angaben dann möglichst hinzufügen, jedoch keine Angaben auf dem Beleg überschreiben – das könnte als Manipulation ausgelegt werden, auch wenn man nur die „Zahlen nachzeichnet“.

Neben der Datumsangabe ist das, was meistens zu einer Ablehnung führt, eine fehlende Bezeichnung / Artikelbezeichnung, aus welcher genau hervorgeht, was gekauft wurde. Eine grobe Angabe, wie etwa „Buch“ oder die Artikelnummer, reicht oft nicht aus.

Beispiel: Man kauft sich in einem Geschäft ein Fachbuch, welches beruflich notwendig ist und unter die Werbungskosten fällt – auf dem Kassenzettel steht jedoch lediglich „Buch“. Um die Anerkennung zu erleichtern sollte deswegen die Angabe hinzugefügt werden, um welches Buch es sich handelt, z. B. mit der Angabe des Titels.

Unerheblich ist das meist nur dann, wenn aus Beleg hervorgeht, bei Wem das Buch gekauft wurde und dass es sich dabei um einen Fachhändler handelt, z. B. wenn man als Architekt einen Beleg mit dem Vermerk „Buch“ einer Baufachbuchhandlung einreicht – hier wird nur selten angenommen, dass man sich mit Trivialliteratur eingedeckt hat, die man von der Steuer absetzen möchte.

Fehlt der Zahlungsempfänger, so kann der Beleg auch abgelehnt werden, beispielsweise wenn auf einem Beleg nur steht, was genau gekauft wurde, zu welchem Preis und wann, aber nicht bei wem. Auch hier gilt: Entweder schreibt man selbst auf den Beleg (besser: lässt es vom Verkäufer schreiben), wer der Zahlungsempfänger ist oder kann auf Nachfrage den Zahlungsempfänger benennen – oder man muss mit der Nichtanerkennung des Belegs rechnen.

Fehlt der Preis auf einem Beleg, so ist der Beleg im Grunde wertlos – denn wenn nicht hervorgeht, welche Kosten entstanden sind, dann können diese auch nicht geltend gemacht werden.

Wichtig: Dem Finanzamt ist grundsätzlich egal, wer etwas bezahlt hat, es nimmt grundsätzlich an, dass derjenige, der den Beleg einreicht und besitzt, auch derjenige ist, der etwas bezahlt hat. Das ist auch eine Erklärung für das typische „Quittungen sammeln“ von Selbständigen – aber: Der Quittungstausch kann als Steuerhinterziehung gewertet werden!

Übrigens: Fehlt ein Beleg, kann man diesen auch selbst anfertigen oder ausstellen, hier muss jedoch einiges beachtet werden, siehe:

Welche Belege sollte man sammeln?

Folgende Belege sollten immer aufgehoben werden, sie werden in der Regel auch problemlos anerkannt und sollten alle WWWW Daten aufweisen:
– Rechnungen,
– Quittungen,
– Kaufverträge,
– Parkscheine,
– Tickets & Fahrkarten,
– Spendenbescheinigungen / Spendenquittungen und
– Kassenzettel / Kassenbons

Steuerlich erhebliche Tatsachen

Neben reinen Belegen verlangt das Finanzamt auch oft sogenannte Belege für steuerlich erhebliche Tatsachen – hierbei handelt es sich um erklärende Belege und Nachweise, damit Belege oder Quittungen anerkannt werden können.

Ein klassisches Beispiel ist hierfür die Dienstreise: Die Kosten für sich werden nicht anerkannt, wenn nur Belege eingereicht werden – das Finanzamt fordert hier meist zusätzlich „steuerlich erhebliche Tatsachen“ in Form einer Aufstellung aller Kosten mittels einer gesonderten Reisekostenabrechnung, der die Belege beigefügt werden. Sollte die Dienstreise geführt worden sein, um an einer Tagung oder einer Fortbildung teilzunehmen, besteht das Finanzamt auch auf Teilnahmebescheinigungen, Tagungsplänen oder einem glaubwürdigen Reisetagebuch, siehe auch:

Ähnlich verhält es sich bei anderen Kosten wie etwa bei den außergewöhnlichen Belastungen – kann beispielsweise für eine Kur nicht nachgewiesen, z. B. mittels eines ärztlichen Attestes, dass diese auch notwendig war, so werden die Kosten nicht anerkannt.

Fehlen diese steuerlich erheblichen Tatsachen kann das Finanzamt die Anerkennung grundsätzlich verweigern – dem Finanzamt muss stets dargelegt werden, warum diese oder jene Kosten bei der steuerlichen Anerkennung zu berücksichtigen und anzuerkennen sind.