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Steuererklärung: Originale oder auch Kopien gültig?

Originaldokumente gibt man nur ungern aus der Hand, denn der Ärger und Aufwand, sie bei einem Verlust wiederzubeschaffen ist oft enorm – jedoch verlangen viele Behörden aufgrund der Manipulierbarkeit von Kopien stets die Vorlage von Originalen oder beglaubigten Kopien. Wie verhält sich das bei der Steuererklärung? Sind nur Originale oder auch Kopien gültig?

Originale oder auch Kopien: Sowohl als auch

Leider ist die Antwort auf diese Frage wieder nicht eindeutig mit einem Ja oder einem Nein zu beantworten, jedoch gibt sich das Finanzamt auch mit Kopien von Belegen, Quittungen, Kassenzetteln und anderen Nachweisen zufrieden. Ausgenommen davon sind jedoch Zinsbescheinigungen der Banken sowie Spendenbescheinigungen / Spendenquittungen, die der Fiskus immer im Original vorgelegt haben möchte, damit sie überhaupt akzeptiert werden.

Ansonsten können Kopien zwar problemlos eingereicht werden, jedoch heißt das nicht, dass das man von der Vorlage von Originaldokumenten entbunden ist – fordert das Finanzamt bei der Steuererklärung trotz der Übersendung von Kopien das Original statt der Kopie, so muss man das Original aber trotzdem vorlegen. In der Regel ist dies jedoch die Ausnahme und das Finanzamt besteht nur dann auf einem Original, wenn bei einer Kopie ein Manipulationsverdacht besteht, z. B. weil diese unsauber oder schlecht lesbar kopiert wurde.

Dokumente im Original persönlich vorbeibringen

Wer der Post nicht vertraut, Angst um seine Originale hat und der vom Finanzamt aufgefordert wurde, die Originaldokumente vorzulegen, kann seine Steuererklärung auch persönlich abgeben, seine Dokumente vorbeibringen und zusammen mit dem zuständigen Sachbearbeiter durchsprechen und im Anschluss wieder mitnehmen – ein weiterer Vorteil hierbei ist, dass unsichere Bürger auch Fragen bei denen Unklarheiten bestehen zusammen mit den Finanzbeamten erörtern können.

Aber: Auf diese Art der Sonderbehandlung hat man kein Anrecht und der Finanzbeamte ist nicht dazu verpflichtet – weder bei einem überraschenden Erscheinen, noch bei einer vereinbartem Termin. Außerdem wird diese Sonderbehandlung meist nur dann gewährt, wenn es sich um einfache Sachverhalte handelt oder um belegarme Steuererklärungen. Wer mit einer komplizierten Steuererklärung mit vielen Unterposten oder dem berüchtigten Schuhkarton oder Aktenordner voller Belege anrauscht, der kann nicht damit rechnen.

Recht auf Rückgabe der Originale

Der Finanzbeamte ist darüber hinaus dazu befugt, dass er die Originale einbehalten und in Ruhe sichten und prüfen kann – man kann sich die Abgabe zwar quittieren lassen, aber wer ohnehin schon Angst vor der Post hat, dem ist damit nicht geholfen: Denn das Finanzamt schickt die Belege per Post zurück. Das muss es auch, denn das Finanzamt hat nicht das Recht, Originale unbegrenzt lange zurückzuhalten oder aufzubewahren – und wenn dann nur mit dem Einverständnis des Besitzers.

Beim Finanzamt arbeiten jedoch auch nur Menschen – wer unbedingt seine Originaldokumente behalten möchte, der sollte freundlich fragen, ob der Beamte eine Kopie von diesen machen kann, damit man sie anschließend wieder mitnehmen kann. In der Regel wird zumindest dieser Wunsch problemlos gewährt, da, siehe oben, das Finanzamt die Originale ohnehin nur eine begrenzte Zeit behalten darf und sich bei einer längeren Dauer entweder das Einverständnis des Besitzers einholen oder selbst Kopien der Originale machen muss.