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Dienstreise und Reisekosten anteilig von der Steuer absetzen

Die Kosten für eine Dienstreise kann man, unter Beachtung gewisser Einschränkungen, von der Steuer absetzen. Jedoch kommt es gerade bei Dienstreisen im Ausland oft zu einer Vermischung von privaten Interessen und beruflichen Interessen, die die Anerkennung durch das Finanzamt gefährden können.

Jedoch kann man unter Beachtung der geltenden Einschränkungen die Dienstreise und Reisekosten anteilig von der Steuer absetzen – auch dann, wenn private Interessen mit beruflichen kollidieren.

Das ist fast immer der Fall, wenn im Rahmen einer Dienstreise im Ausland, vor allem bei einer Gruppenreise, Familienmitglieder oder Haushaltsmitglieder (Partnerin / Kinder) mitgenommen werden. Hier sollte man vorsichtig und nicht zu gierig sein. Zwar ist die Verlockung groß, die Reisekosten für alle bei der Steuer abzusetzen, nur ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass dies auch anerkannt wird – vor allem dann, wenn z. B. die Partnerin überhaupt nichts damit zu tun hat.

Aber auch bei einem gemeinsamen beruflichen Interesse, weil man z. B. für den gleichen Arbeitgeber tätig ist oder eine Firma gemeinsam führt und besitzt ist das Finanzamt skeptisch, ob hier eine berufliche Veranlassung wirklich zu 100 % gegeben ist. Sicherheitshalber sollten die Kosten dann immer getrennt veranschlagt werden und nicht gemeinsam. Denn wenn die Familie privat anreisen sollte und nur man selbst geschäftlich, ist nichts dagegen einzuwenden, dass diese einen begleiten möchte.

Kritisch ist es immer dann, wenn man eine Dienstreise und Reisekosten anteilig von der Steuer absetzen möchte, wenn es in touristisch attraktive Regionen geht. Denn hier kann nur allzu häufig der Versuch bestehen, eine Urlaubsreise mal eben mit einer Dienstreise verbinden und absetzen zu wollen. Hier kontrolliert das Finanzamt penibel, ob die berufliche Verbindung besteht.

Seitens des Steuerzahlers werden dann regelmäßig Nachweise über dessen Zeitplanung vor Ort verlangt – das heißt, dass z. B. nachgewiesen werden muss, dass man mindestens 8 Stunden am Tag, z. B. in Form von Tagungszeiten oder Teilnahmebelegen, eine berufliches Interesse verfolgt wurde. Bei längeren Dienstreisen muss dieses nicht durchgängig der Fall sein, denn auch das Finanzamt muss z. B. ein freies Wochenende zugestehen.

Das Problem in der Praxis ist, dass Veranstaltungen und Tagungen nur selten an Orten ohne touristisches Interesse oder in der Nähe dieser abgehalten werden, um den Teilnehmern nach dem Ende der eigentlichen Veranstaltung auch ein entsprechendes Rahmenprogramm bieten zu können, um die Attraktivität der Veranstaltung und die Teilnehmerzahl zu erhöhen. Kritisch ist dies nur, wenn diese Tagungen z. B. in Feriengebieten oder mitten in der Feriensaison in eindeutig touristisch geprägten Regionen, z. B. in einem Skigebiet, abgehalten werden und die Veranstaltungspausen zu groß sind.

Aber: Wer z. B. eine Dienstreise ins Ausland vornimmt und diese für einen Privataufenthalt verlängert, der kann diese Kosten trotzdem noch anteilig geltend machen. Sollte man z. B. für 4 Tage an einer Tagung im Ausland teilnehmen und den Aufenthalt vor Ort um 3 Tage verlängern, so können trotzdem noch 4/7 der Reisekosten geltend gemacht werden, sowie die vollen Kosten für die Tage, an denen man nachweislich (formloses, glaubhaftes Reisetagebuch, Quittungen, vom Veranstalter quittierte Zeitpläne usw.) zu mehr als 8 Stunden am Tag ein berufliches Interesse verfolgte.

Das gilt auch dann, wenn man z. B. eine Reise ins Ausland unternimmt und an 4 von 7 Tagen mit jeweils einem Tag „Privaturlaub“ dazwischen, eine Dienstreise unternimmt. Das Finanzamt verweigert hier gern die Anerkennung der Kosten, vor allem der direkten Reisekosten in Form der Anreise- und Abreisekosten. Dies ist jedoch höchstrichterlich als unzulässig eingestuft worden – ein Widerspruch kann sich also lohnen!