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Dienstreise: Reisekosten von der Steuer absetzen

Auch Reisekosten für Dienstreisen können von Selbständigen von der Steuer als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Hierbei gibt es allerdings einige Voraussetzungen zu beachten, da das Finanzamt bei Selbständigen oft annimmt, dass Urlaube und Privatreisen gern als Dienstreisen getarnt und als Betriebsausgaben veranschlagt werden.

Durch die Umbenennung der Dienstreisen 2008 im Finanzamtsdeutsch von Dienstreisen in Auswärtstätigkeiten wird Selbständigen bereits ein guter Anhaltspunkt gegeben, welche Dienstreisen und Dienstfahrten man überhaupt absetzen kann: Denn die Kosten für die Dienstreise machen sich nicht nur an dieser fest, sondern können für alle Aufenthalte abseits der Betriebsstätte und der eigenen Wohnung, eben alle die auswärts sind, steuerlich geltend gemacht werden.

Das heißt auch, dass eine Dienstreise auch am eigenen Wohnort vorgenommen werden kann – denn sollte man sich weder in der eigenen Wohnung, noch in der Betriebsstätte aufhalten, handelt es sich bereits um eine Auswärtstätigkeit. Das kann sowohl für Messebesucher, Teilnehmer von IHK oder HK Treffen und Tagungen, sowie für alle anderen Tätigkeiten, denen ein berufliches Interesse zugrunde liegt und die auswärts, eben nicht zuhause oder von der Betriebsstätte aus, ausgeübt werden, gelten – dabei ist der Ort an sich unerheblich.

Nur finden eine Messe, eine Tagung oder andere Anlässe selten im gleichen Ort statt oder dauern so lange an, dass man verschiedene Kosten, die man im Rahmen der Reisekosten absetzen kann, überhaupt geltend machen kann. Dazu gehören:
– Kosten für den Flug / Tickets sowie andere Reisekosten
– PKW Kosten (Dienstfahrt / Dienstreise)
– Verpflegungskosten
– Telefonkosten
– Übernachtungskosten
sowie weitere Kosten, die sich aus dem Zusammenhang mit der Reise und aus ortsüblichen Gegebenheiten ergeben.

Bei den Reisekosten können sämtliche Kosten geltend gemacht werden, die für die Fahrt an sich angefallen sind oder anfallen. Das heißt, ein Flugticket, Bahnticket, alle Kosten für Mietwagen, Kosten für den öffentlichen Nahverkehr, Kosten für Taxifahrten – all das kann man in voller Höhe geltend machen und als Reisekosten von der Steuer absetzen.

Bei den PKW Kosten kann die Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent nur bei der Benutzung des Privatwagens geltend gemacht werden. Sollte ein Dienstwagen benutzt werden, so kann man je nachdem mehr absetzen, siehe: Dienstwagen von der Steuer absetzen. Aber: Wird nicht der eigene Privatwagen benutzt, sondern z. B. der eines Bekannten oder Verwandten oder des Partners, so kann man nur die Tankkosten und die Parkgebühren, ggfs. noch ein Nutzungsentgelt (wenn dieses angefallen ist) als „Miete“ für die Überlassung,natürlich nur gegen Quittung, von der Steuer absetzen.

Die Verpflegungskosten können nur mit der der Verpflegungskostenpauschale in Höhe von:
– 24 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
– 12 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 14 Stunden,
– 6 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
von Betriebsstätte und Wohnung abgegolten werden. Das gilt auch dann, wenn die Kosten für die Verpflegung wesentlich höher lagen – aber auch, wenn sie niedriger lagen oder überhaupt nicht bestanden. Ein Geschäftsessen mit Kunden oder Untergebenen vor Ort bleibt davon unberührt und kann trotzdem abgesetzt werden. Bei einem Honorar zzgl Spesen sind mit Spesen übrigens auch diese Pauschalen gemeint.

Wichtig: Diese Pauschalsätze gelten nur für Dienstreisen und Dienstfahrten im Inland – bei Reisen in Ausland fallen höhere Pauschalen an die man von der Steuer absetzen kann, siehe:

Übrigens: Wer nicht an einem Ort übernachtet und trotzdem über Nacht eine Dienstreise vornimmt bzw. eine Auswärtstätigkeit, kann den Zeitraum zwischen frühestens 16 Uhr bis maximal 8 Uhr des nächsten Tages trotzdem als vollen Tag absetzen!

Die Übernachtungskosten werden nicht mehr in Form von Übernachtungspauschalen anerkannt – diese müssen anhand der Rechnungen und Quittungen belegt werden. Sollte das Frühstück in den Kosten für die Übernachtungen inbegriffen sein, so muss dies gesondert ausgewiesen werden und diese Kosten von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Nur das Mittagessen und Abendessen unterliegt jeweils einem Pauschalabzug von 40 % bei der Verpflegungspauschale.

Telefonkosten kann man, sofern diese beruflich bedingt sind, natürlich voll von der Steuer absetzen – auch private Telefonate kann man als Reisekosten von der Steuer absetzen. Aber nur maximal 15 Minuten bei einer Mindestabwesenheit von 7 Tagen von Haus und Betriebsstätte.

Untere weitere Kosten, die vor Ort entstehen und ortsabhängig sind, fallen beispielsweise die Kosten für Eintrittskarten (zu beruflichen Veranstaltungen, z. B. eine Messe), Mautgebühren oder für vor Ort erstandene Fachliteratur.

Wichtig: Arbeitnehmer können diese Kosten für eine Dienstreise von der Steuer als Werbungskosten, Arbeitgeber als Betriebsausgabe absetzen.

Trotz der recht großzügig gefassten Kosten sollte man auch einiges beachten, wenn man für die Dienstreise die Reisekosten von der Steuer absetzen möchte, siehe: Dienstreise von der Steuer absetzen: Vorsicht!.