Dass Arbeitgeber für Arbeitnehmer, die sie angestellt haben, Sozialversicherung abführen müssen, ist weitgehend bekannt. Zusätzlich jedoch muss der Arbeitgeber diversen Meldepflichten nachkommen und sich im Zuge der Einstellung des Arbeitnehmers mit einem enormen Berg an Papierkram herumschlagen – kein Wunder also, dass die meisten Arbeitgeber sich nicht selbst um diese Aufgaben kümmern, sondern das Ganze extern erledigen lassen.
Eine Meldung bei der Arbeitsagentur ist für den Arbeitnehmer der erste Schritt, der zwingend erforderlich ist, denn nur dort ist die so genannte Betriebnummer, die für die Sozialversicherung notwendig ist, erhältlich. Zusätzlich wird dem Arbeitnehmer bei der Arbeitsagentur das Schlüsselverzeichnis über Tätigkeiten, die versicherungspflichtig sind, ausgehändigt, was wiederum maßgeblich für das Anmelden bei der Berufsgenossenschaft ist.
Der Arbeitgeber muss den Gesamtsozialversicherungsbeitrag für all jene Arbeitnehmer abführen, die nicht von der Sozialversicherungspflicht befreit sind, wie es zum Beispiel für Studenten bei einem Praktikum vorgesehen ist. Der Sozialversicherungsbetrag setzt sich aus mehreren Einzelbeiträgen zusammen:
Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich jeweils zu 50 Prozent 14,6% Krankenversicherung, 19,9% Rentenversicherung, 1,95% Pflegeversicherung und 3,0% Arbeitslosenversicherung. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer einige Beträge noch alleine entrichten, dazu gehören 0,25% Pflegeversicherung Zuschlag, sofern keine Kinder vorhanden sind, und 0,9% Krankenversicherung Zuschlag.
Es ist auch für sämtliche anderen Pflichtversicherungen gültig, dass der Arbeitgeber den entsprechenden Arbeitnehmeranteil vom Lohn abzieht und einbehält.
Handelt es sich beim Arbeitnehmer um einen geringfügig Beschäftigten, so muss der Arbeitgeber pauschal und ohne, dass sich der jeweilige Arbeitnehmer daran beteiligen muss, 13% Krankenversicherung, 2% an das Finanzamt und 15% Rentenversicherung gezahlt werden, ein Abzug vom Entgelt ist nicht zulässig.
Der neue Angestellte muss spätestens zwei Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bei der Krankenkasse angemeldet werden, die Sozialversicherungsbeiträge sind anschließend jeden Monat selbständig auszurechnen und an die entsprechende Krankenkasse zu überweisen, ebenso ist eine Jahresmeldung notwendig. Bei einem Minijobber richten sich Beitragszahlung und Meldung an die Minijobzentrale.
Die Krankenkassen Meldung muss seit dem Jahr 2006 online erfolgen, bei Minijobbern ist das Haushaltsscheckverfahren erlaubt.
Seit dem Jahr 2010 ist es außerdem für jeden Arbeitgeber Pflicht, eine Meldung über das so genannte ELENA-Verfahren zu machen, auch dann, wenn es sich nur um Minijobber handelt. Gemeldet werden müssen unter anderem die Betriebsnummer, die Sozialversicherungsnummer und die wesentlichen Entgeltdaten.
Pflicht ist außerdem eine Meldung des Arbeitnehmers bei der jeweiligen Berufsgenossenschaft, wobei die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft für Berufe aus den Bereichen IT, Bildung, Medien und Kunst zuständig ist und der Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften die Berufsgenossenschaften aller anderen Branchen verzeichnet.