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Dienstreisen von der Steuer absetzen

Je nach Beruf kann es schon vorkommen, dass so einige Dienstreisen im Steuerjahr anfallen – zusammen mit der generellen beruflichen Fahrtätigkeit und der Einsatzwechseltätigkeit werden Dienstreisen über den Oberbegriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst, und zwar seit dem Jahr 2008, als eine Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien erfolgte. Profitieren können davon natürlich in erster Linie Steuerpflichtige bzw. Arbeitnehmer, die beruflich bedingt viel oder sehr viel unterwegs sind.

Früher was es maßgeblich, wie lange die Dienstreise bzw. die Auswärtstätigkeit dauerte und welchen Zweck sie hatte, das hat sich allerdings geändert. Es ist nun ausreichend, wenn man an einem Arbeitstag pro Woche, auch durchschnittlich auf das Steuerjahr verteilt betrachtet, einer Auswärtstätigkeit nachgeht. Möglich ist auch die Anerkennung einer durchgehend auswärtigen Tätigkeit von mindestens 46 Arbeitstagen im Steuerjahr – berechnet auf Basis von 52 Kalenderwochen abzüglich sechs Urlaubswochen.

Wer auswärts arbeitet, kann für den Hin- und Rückweg Fahrtkosten geltend machen, und zwar für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer. Abrechnen können Steuerpflichtige mit Hilfe der Kilometerpauschale oder anhand der Aufwendungen. Die vorherige Regelung sah vor, dass eine auswärtige Arbeitsstätte nach spätestens drei Monaten zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte gemacht wurde, entsprechend konnten Steuerpflichtige mit Beginn des vierten Monats ihrer auswärtigen Tätigkeit die gefahrenen Kilometer zwischen Wohnung und Arbeit pauschal abrechnen.

Keinen Bestand mehr hat außerdem die Regelung der 30 km Grenze zwischen Einsatzstelle und Wohnung bzw. umgekehrt bei Arbeitnehmern bzw. Berufstätigen mit beständig wechselnden Einsatzorten, also zum Beispiel bei Kundendienstmonteuren, Montagearbeitern oder Bauarbeitern. Zeitlich unbegrenzt ist die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend zu machen, sofern nicht dieselbe auswärtige Tätigkeit vorliegt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn mehr als zwei Tage pro Woche an der auswärtigen Tätigkeitsstelle gearbeitet wird. Tritt dieser Fall ein, können die Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate der auswärtigen Tätigkeit abgesetzt werden.

Wer dazu gezwungen ist, an seiner auswärtigen Arbeitsstelle auch zu übernachten, sich dort also zum Beispiel eine Zweitwohnung oder ein Hotelzimmer zu suchen, der kann diese Kosten nicht mehr über die nach der alten Regelung geltenden Pauschalen geltend machen, sondern nur die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten in Anlage N der Einkommensteuererklärung bzw. des Lohnsteuerjahresausgleichs eintragen. Dies gilt sowohl für Tätigkeiten im Inland, als auch für Tätigkeiten im Ausland.