Wer seinen Steuerberater wechseln möchte, der hat leider zu oft wieder mit Steuerberatern zu kämpfen, welche die Unterlagen ihrer ehemaligen Mandanten trotz fehlendem Mandats noch lange zurückbehalten bzw. nicht herausgeben wollen – und das, obwohl dies bei dem Ende des Mandats und bei einem fehlendem Zurückbehaltungsrecht sogar seine Pflicht ist!
Zurückbehaltungsrecht: Vorsicht!
Prinzipiell können Mandantenunterlagen nur dann zurückbehalten werden, wenn seitens des Steuerberaters gegen dessen ehemaligem Mandanten noch (fällige) Forderungen offen sind. Dies ist als Druckmittel, um seine Ansprüche durchsetzen zu können, laut einem Urteil des Bundesgerichtshofes (Az. IX ZR 244/96) durchaus legitim – jedoch nur, wenn es sich dabei auch um Unterlagen handelt, die Leistungen betreffen, die noch nicht vergütet wurden.
Das heißt, dass Unterlagen, die mit anderen Honorarforderungen bereits abgeglichen wurden, (nach unserer Rechtsauffassung) nicht zurückbehalten werden dürfen, aufgrund der Konnexität der Rechtsverhältnisse, nach § 273 Abs. 1 BGB, auch wenn der BGH in einem früheren Urteil anders entschied (BGH Az. IVa ZR 262/86).
Steuerberaterwechsel: Herausgabe Berufspflicht
Sind die Forderungen jedoch beglichen, so muss die Handakte vom Steuerberater herausgegeben werden. Diese Herausgabepflicht gegenüber dem Mandanten, was viele Mandanten nicht wissen, erschöpft sich übrigens nicht in körperlichen Unterlagen, sondern betrifft auch gespeicherte Daten und Datenbestände, denn der Aufbau des Datenbestandes wird in der Regel mit den Gebühren für die Einrichtung der Buchführung abgegolten.
Als Steuerberater macht man sich sogar schadenersatzpflichtig, sollte man den Mandanten nicht vor einer Löschung dieser Daten ein Überspielen zu dem zukünftigen Steuerberater des ehemaligen Mandanten anbieten.
Wichtig: Handelt es sich bei diesen Daten jedoch um Daten, an welchen ein Urheberrechtsanspruch des Steuerberaters bestehen kann, z. B. ein eigenes EDV System, eigene Textbausteine. Nicht zurückgegeben werden müssen auch all jene Unterlagen, welche nicht zur Handakte gehören, beispielsweise Notizen, Korrespondenz mit Dritten, Telefonnotizen, Duplikate der Mandantenunterlagen, der Briefwechsel zwischen Steuerberater und Mandant, Originale, deren Kopien der Mandant erhalten hat, sowie intern angefertigte Dokumente.
Schadenersatzpflicht bei Nichtherausgabe
Erleidet ein Mandant durch die unberechtigte Nichtherausgabe seiner Unterlagen durch den ehemaligen Steuerberater gar finanzielle, steuerliche Nachteile (z. B. Säumniszuschläge des Finanzamtes), so kann sich der verweigernde Steuerberater sogar schadenersatzpflichtig machen (LG Frankfurt/Main, 5/35 StL 9/11).