Arbeitnehmer betrachten Selbständige oft ein wenig neidisch und sind der Meinung, dass Selbständige mehr oder weniger alles absetzen können. Das ist natürlich nicht korrekt, denn im Grunde gilt vor allem bei den Betriebsausgaben für Selbständige das Gleiche, wie für Angestellte bei den Werbungskosten. Doch Selbständige haben gewissermaßen den Vorteil, dass sie, anders als Arbeitnehmer, zunächst die Kosten nicht bis zum letzten Cent belegen müssen.
Vielmehr erkennt das Finanzamt die Betriebsausgaben bei Selbständigen erstmal beleglos an – dafür jedoch behält sich das Finanzamt vor, die Kosten bzw. den Betrieb selbst nachträglich überprüfen zu können, und zwar jeweils bis zu vier Jahre nach Abgabe der Einkommensteuererklärung bzw. Zustellung des Einkommensteuerbescheids.
Entsprechend tun Selbständige natürlich gut daran, nur Kosten anzusetzen, die sie auch tatsächlich hatten, andernfalls drohen Steuerrückzahlungen oder Strafen wegen Steuerverkürzung bzw. im schlimmsten Fall wegen Steuerhinterziehung, die in Deutschland streng geahndet wird.
Zu den Betriebsausgaben gehören generell alle Kosten, die in Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit stehen, und entsprechend der Sicherung oder dem Erhalt des Geschäftsbetriebes stehen. Selbständige können also alle Kosten als Betriebsausgaben absetzen, die ihnen für Dienstleistungen oder Waren entstehen, die sie im Sinne ihres Unternehmens in Auftrag geben oder kaufen.
Dazu gehören beispielsweise Arbeitsmittel wie zum Beispiel Fachliteratur, Werkzeug oder Bürobedarf – auch der beruflich genutzte Computer stellt ein Arbeitsmittel dar. Hier müssen Steuerzahler allerdings aufpassen: liegt der Kaufpreis über 410 Euro, muss der PC abgeschrieben werden, das gilt ebenso für Peripheriegeräte.
Arbeitskleidung kann nur absetzen, wer auf spezielle Kleidung für seinen Beruf angewiesen ist – dazu gehört beispielsweise Schutzkleidung, aber auch Roben und andere Dienstkleidung, sofern es sich nicht um normale Alltagskleidung handelt.
Kosten für ein Geschäftskonto können entweder pauschal, oder aber anhand der tatsächlichen Kosten abgesetzt werden. Entgegen der weit verbreiteten Meinung, gehören Steuerberaterkosten nicht mehr zu den Betriebsausgaben bei Selbständigen, und ebenso nicht zu den Werbungskosten bei Arbeitnehmern, sie werden gesondert behandelt.