Die Büroausstattung ist ein wichtiger und zudem beständig relevanter Kostenfaktor. Aus diesem Grund ist es lohnenswert und auch notwendig, diese von der Steuer abzusetzen. Doch für alle anzuschaffenden Wirtschaftsgüter gelten gewisse Steuerregelungen, die eine zeitnahe Liquidität unterbinden können. Wer jedoch effektiv plant, kann die steuerlichen Vorteile ausschöpfen.
Der steuerliche Rahmen für Büroausstattung
Um Büroausstattung steuerlich absetzen zu können, müssen die Nachweise für deren Anschaffung als Grundlage dienen. Die Anschaffungskosten werden zusammengerechnet, dann im Steuererklärungsformular (Anlage N) vermerkt und an das Finanzamt übermittelt. Dieses ist berechtigt, die entsprechenden Nachweise als Belege für die Ausgaben einzufordern. Sie sollten demnach als Kopie bei der Steuererklärung beigefügt werden. Da kostenintensive Anschaffungen über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen, ist deren Angabe in entsprechenden Teilsummen in mehreren aufeinanderfolgenden Steuererklärungen notwendig. Neben den Anschaffungskosten für die Büroausstattung können sich auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd auswirken.
Die Art der Kostenregelung
Anschaffungskosten können meist nur über einen längeren Zeitraum wieder eingeholt werden. Der Grund dafür: Ab einem bestimmten Kostenpunkt müssen Wirtschaftsgüter über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Demnach sind Kostenrückerstattungen bei der Steuer nur in begrenztem Rahmen als Liquiditätsmittel nutzbar. Die Anschaffungskosten für Wirtschaftsgüter sind bezüglich deren Nutzungsdauer kategorisiert. Zu diesem Zweck gibt es vom Bundesfinanzministerium festgelegte AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung). In diesen wird die Nutzungsdauer für bestimmte Anlagegüter auf der Grundlage von Erfahrungswissen geschätzt. Für Wirtschaftsgüter, die direkt im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden können, gilt ein Netto-Höchstbetrag von 410 Euro (ohne Umsatzsteuer).
Ein Beispiel: Die Nutzungsdauer für einen Computer ist auf drei Jahre festgesetzt. Um die Anschaffungskosten für das Gerät steuerlich absetzen zu können, muss dieses über einen Zeitraum von drei Jahren abgeschrieben werden. Pro Jahr kann dann jeweils 1/3 der Kaufsumme von der Steuer abgesetzt werden. Lediglich, wenn der Kaufpreis den Netto-Höchstbetrag von 410 Euro nicht überschreitet, kann der Computer bereits im Anschaffungsjahr mit der vollen Summe abgeschrieben werden.
Aus steuerlicher Sicht ist es sinnvoll, Wirtschaftsgüter wie beispielsweise Büromöbel nicht in einem Einkauf mit einem entsprechend hohen Anschaffungspreis zu tätigen, sondern nach Möglichkeit aufzusplitten. Spezifisch für Büromöbel würde dies heißen: Obgleich der Kauf eines Kombinationssets praktischer wäre, ist der einzelner Möbelstücke und damit einzelner Wirtschaftsgüter steuerlich vorteilhafter.
Die Definition von Arbeitsmitteln (Büroausstattung)
Grundsätzlich kann jeder Gegenstand, welcher für berufliche Zwecke genutzt wird, als Arbeitsmittel definiert werden. Typische Beispiele dafür sind Büromöbel, Arbeitskleidung, Computer und Werkzeuge. Alle Ausgaben, die zugunsten von Arbeitsmitteln getätigt werden, zählen zu den sogenannten Werbungskosten und sind als solche steuerlich absetzbar. Bei Selbstständigen, die ihren Wohnraum auch als Arbeitsraum nutzen, muss der Arbeitsbereich klar abgegrenzt sein, damit die Arbeitsmittel steuerlich abgeschrieben werden können.
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