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Mit Fahrtenbuch Steuern sparen

Ein Firmenwagen, der sowohl dienstlich als auch privat genutzt wird, unterliegt in der Regel der 1 % Regelung – außer man weist die dienstlichen als auch die privaten Fahrten in einem Fahrtenbuch nach. Dann wird nur die tatsächliche Nutzung und nicht die vom Finanzamt pauschal angenommene versteuert.

Die 1 % Regelung bedeutet, dass der Listenpreis des Firmenwagens pro Monat mit 1 %, bzw. 12 % pro Jahr, als geldwerter Vorteil in Form eines Sachbezugs dem Arbeitnehmer als zu versteuendes Einkommen zugeschrieben wird. Gerade bei teuren Geschäftswagen ergibt sich hier schnell eine enorme Summe – als Beispiel: Hätte der Firmenwagen einen Listenpreis von 40.000 Euro, so müssten pro Jahr 4.800 Euro (!) als geldwerter Vorteil und als zusätzliches Einkommen versteuert werden.

Diese hohe Besteuerung umgeht man, wenn man ein Fahrtenbuch richtig führen kann. Denn: In diesem Fall wird nicht pauschal, sondern nach tatsächlicher Nutzung besteuert – und die liegt oft weit unter der vom Finanzamt angenommen.

Private Fahrten müssen im Fahrtenbuch nicht ausführlich dokumentiert werden – welche Fahrten man wohin unternommen hat, geht das Finanzamt schlicht nichts an, jedoch muss das Datum und die Uhrzeit, die zurückgelegte Strecke und der Anfangskilometerstand und Endkilometerstand notiert werden. Als Zweck ist hier „privat“ ausreichend.

Eine geschäftliche / berufsbedingte Fahrt muss immer mit Datum & Uhrzeit, der zurückgelegten Strecke, dem Anfangs- und Endkilometerstand (Tacho) und dem Zweck der Fahrt einschließlich des Abfahrtsortes und Ankunftsortes (mit jeweils genauer Adresse) aufgeführt werden. Als Zweck ist „dienstlich“ oder „geschäftlich“ nicht ausreichend, dieser muss konkret benannt werden, z. B. „Treffen mit Kunde XY“, „Messebesuch XY“ usw.

Die Dokumentation muss nicht für jede Reiseroute einzeln erfolgen – handelt es sich um eine Geschäftsreise mit mehreren Haltepunkten, so reicht auch eine Angabe mit den einzelnen Haltepunkten, z. B. „Berlin, Hamburg, Hannover, Berlin“, mit der Gesamtkilometerangabe der zurückgelegten Strecke – auch wenn es sich aufgrund der Übersichtlichkeit gerade bei eher eng bedruckten Fahrtenbüchern aus dem Schreibwarenladen anbietet, diese Fahrten trotzdem einzeln aufzuführen.

Das Fahrtenbuch muss stets zeitnah und durchgängig geführt werden, das heißt: lückenlos und möglichst zu Beginn und am Ende einer Fahrt, damit nachträgliche Änderungen nicht möglich sind bzw. wenn klar ersichtlich sind (z. B. Einschübe oder Streichungen). Das Fahrtenbuch sollte auch nicht erst am Ende eines Jahres (z. B. anhand eines bestehenden, „Hingeschmierten“ oder einer Zettelsammlung) erstellt werden, da hier ein Betrugsversuch angenommen werden könnte, aufgrund nachträglich „abgeänderter“ Fahrten.

Denn: Sollte das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt worden sein, so muss das Finanzamt es nicht anerkennen – und dann greift wieder die wesentlich teurere 1 % Regelung!

Wichtig: Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann zwar laut Gesetz jedwede Art von Dokumentation sein, in der Praxis wird jedoch nur ein Fahrtenbuch in Buchform, z. B. wie es in Schreibwarenläden oder Supermärkten erhältlich ist, akzeptiert. Der Bundesfinanzhof hat das Finanzamt in dieser Verfahrensweise auch bestätigt, so dass man von Anfang an diese Form einhalten sollte.

Und: Jedwede Form eines elektronischen Fahrtenbuchs, egal ob auf dem Laptop am Ende der Fahrt, am Ende des Tages am PC z. B. per Excel geführt oder gar im Fahrzeug selbst eingebaut, wird nicht akzeptiert. Elektronisch geführte Fahrtenbücher sind aus Sicht des BFH und des Finanzamts grundsätzlich (nachträglich) manipulierbar, so dass spätere Änderungen nicht ersichtlich sind und erfüllen somit nicht das Kriterium eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs.