Steuerpflichtige haben bekanntlich die Möglichkeit, ihre Fahrtkosten durch zwei unterschiedliche Möglichkeiten nachzuweisen: einmal, indem sie die weitaus weniger umständliche Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale zur Berechnung ansetzen, und zum anderen, indem sie die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachweisen. Doch der Nachweis der tatsächlichen Fahrzeugkosten, um diese als Fahrtkosten absetzen zu können, ist eine relativ zeitraubende und komplexe Sache.
Doch nicht immer ist es bei Auswärtigkeitstätigkeit sinnvoll, dass man die Reisekosten pauschal ansetzt – so sind die tatsächlichen Fahrzeugkosten bei teuren Autos zum Beispiel in aller Regel höher, als die geltenden Pauschalen, außerdem können private Unfallkosten ggf. nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn nicht auf Basis einer Pauschale abgerechnet wird.
Wer die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen möchte, der muss die Gesamtkosten des Autos errechnen. Dazu ist es zunächst notwendig, dass alle vorhandenen Kostenbelege bzw. Quittungen gesammelt werden. Außerdem muss die Gesamtfahrleistung des jeweiligen Jahres festgestellt werden, anhand der Gesamtfahrleistung und den Gesamtkosten wird dann der individuelle Kostensatz berechnet – und mit diesem dann wiederum die tatsächlichen Fahrtkosten.
Zugegeben – ein ziemlicher Aufwand. Das Finanzamt weiß über diesen Aufwand auch Bescheid und erlaubt es entsprechend, dass die tatsächlichen Fahrtkosten auf die oben dargestellte Art einmal für einen Veranlagungszeitraum (12 Monate) errechnet werden, und anschließend, sofern sich an der Konstellation nichts ändert, auch auf die Folgejahre angewendet wird.
Entsprechend wäre also eine Neuberechnung der tatsächlichen Fahrtkosten dann vonnöten, wenn sich beispielsweise die Gesamtfahrleistung ändert, sich eventuelle Leasingraten ändern, der Pkw verkauft wird oder die Abschreibungsdauer endet.
Die Gesamtfahrleistung wird einfach am Tacho abgelesen: die erste Ablesung findet am 31.12. bzw. am Tag der ersten Nutzung des Pkws statt, die letzte Ablesung am 31.12., also ein Jahr später. Daraus ergibt sich zusammen mit den Gesamtkosten, die gesondert berechnet werden müssen, der Kilometersatz. Die Formel zur Berechnung lautet also:
Beruflich gefahrene Kilometer x Kilometer-Kostensatz = abziehbare Fahrtkosten.
Rechenbeispiel: Die Gesamtkosten liegen jährlich bei 3.750 Euro, die jährliche Gesamtfahrleistung bei 8.500 km, wovon 5000 km als berufliche Fahrten angesetzt werden können. Die Fahrtkosten, die abgezogen werden können, errechnen sich also wie folgt:
3.750 Euro / 8500 = 0,44 € / km
5000 km x 0,44 € / km = 2.200 Euro