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Verpflegungskostenpauschale / Trennungsgeld: Vorsicht bei steuerfreien Spesen!

Wer länger als 8 Stunden von seinem Hauptwohnsitz im Rahmen einer Dienstreise oder einer Auswärtstätigkeit entfernt ist, der hat ein Anrecht auf die sogenannte Verpflegungspauschale, die je nach Abwesenheitsdauer zwischen 6 Euro (8 – 14 Stunden) bis zu 24 Euro (24 Stunden) betragen kann. Jedoch kann die Verpflegungskostenpauschale oder auch das Trennungsgeld bei Inanspruchnahme von steuerfreien Spesen gemindert werden!

Steuerfreie Spesen

Unter steuerfreien Spesen, welche die Verpflegungskostenpauschale mindern, fallen jegliche steuerfreie Einnahmen, welche in Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit oder einer Dienstreise stehen, z. B. die Stellung von kostenloser Verpflegung / Gemeinschaftsessen oder die steuerfreie Reisekostenvergütung.

So wie die Verpflegungspauschale im Rahmen der Werbungskosten mit angegeben werden kann, so müssen auch die steuerfreien Spesenerstattungen bzw. deren Wert mit angegeben werden, da diese unter Umständen die Verpflegungskostenpauschale mindern können.

Minderung der Verpflegungskostenpauschale

Die Verpflegungspauschale / das Trennungsgeld kann prinzipiell durch steuerfreie Spesen gemindert werden, jedoch gilt hierfür laut einem Urteil des Bundesfinanzhofes (Az. VI R 11/10), dass die steuerfreien Spesen auch tatsächlich ausgezahlt wurden – eine ledigliche Gewährung von (geldwerten) Vorteilen, die sich nicht „in bar“ niedergeschlagen haben sind nicht ausreichend für eine Minderung der Verpflegungskostenpauschale oder des Trennungsgeldes.

Wichtig ist dies insofern, da viele Finanzämter hier selten korrekt abrechnen – so ist stets zu prüfen, ob beispielsweise die Verpflegungskostenpauschale durch das Trennungsgeld oder Tagegeld nicht über Gebühr gekürzt wurde, z. B. falls ein Gemeinschaftsessen gewährt und dafür das Trennungsgeld gekürzt wurde.

Das heißt abschließend, dass nur Vorteile, welche sich auch tatsächlich in bar bemerkbar machen und als zusätzliche Einnahme anzusehen sind, auch tatsächlich der Besteuerung unterworfen werden können. Die reine Sachgewährung ist kein Abzugsgrund – es gilt nach wie vor wie bei einer Dienstreise, dass es für die Verpflegungskostenpauschale nicht Voraussetzung ist, auch tatsächlich vor Ort (kostenlos oder nicht) zu essen, sondern nur, dass erhaltene Ersatzaufwendungen durch den Veranstalter oder Arbeitgeber deklariert werden müssen.