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Kassenprüfung 2018: Welche Anforderungen müssen Kassensysteme erfüllen?

Seit 2017 sind Unternehmer zunehmend verunsichert, welche Anforderungen ihre Kassensysteme eigentlich erfüllen müssen. Fest steht, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) die allgemeine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse als unverhältnismäßig betrachtet. Dementsprechend ist noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland geplant. Allerdings will die Bundesregierung verstärkt gegen Steuerbetrug an elektronischen Registrierkassen vorgehen. Das bedeutet auch, dass ab 2018 vermehrt Kassennachschauen durchgeführt werden. Bei einer solchen werden während der normalen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen genau kontrolliert. Worauf Unternehmen in dieser Hinsicht achten sollten.

Welche Anforderungen hat das Finanzamt an Registrierkassen?

Auf der sicheren Seite sind Einzelhändler mit einer modernen Kassensoftware Einzelhandel wie etwa INVENTORUM. Sie ist gesetzeskonform, sicher und mit verschiedener Hardware kompatibel. Unternehmen, die nicht mit einer solchen modernen All-in-One-Lösung arbeiten, müssen seit 2017 ein paar Dinge in puncto Kassensystem beachten. Seit letztem Jahr müssen nämlich alle Daten, Geschäftsvorfälle, Bareinnahmen und Umsätze unveränderbar und lückenlos aufgezeichnet werden. Das heißt, dass Barumsätze und Grundaufzeichnungen einzeln, richtig, zeitgerecht, geordnet und vollständig auf einem Speichermedium zu sichern sind. Diese Aufzeichnungen müssen dann zehn Jahre lang ohne die Möglichkeit für eine nachträgliche Änderung abgespeichert werden. Des Weiteren müssen alle Wartungsprotokolle, Handbücher und Bedienungsanleitungen ebenfalls für diese Zeit aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht betrifft unter anderem:

Alle Geschäftsvorfälle, die elektronisch aufgezeichnet wurden, müssen zehn Jahre digital gespeichert werden. Das gilt auch für Fehlbons. Diese dürfen keinesfalls entsorgt werden, denn dann würde die Nummerierung der Bons unterbrochen werden. Eine Kopie der Daten auf einer externen Speicherplatte lohnt sich auf jeden Fall.

Dementsprechend müssen Kassensysteme im Einzelhandel und in der Gastronomie seit letztem Jahr einige Vorgaben erfüllen. Elektronische Registrierkassen, die sich seit 2017 nicht mehr für Einzelaufzeichnungen eignen, sollten angepasst oder ausgetauscht werden. Ab diesem Jahr rücken zudem elektronische Kassen stärker in den Fokus der Finanzprüfer, weshalb Unternehmer sich schnellstmöglich informieren sollten, wie das eigene Kassensystem aufgerüstet werden kann. Verstöße gegen die GoBD können Bußgelder bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.

Kassennachschau 2018: Worauf Unternehmen achten sollten

Die Finanzprüfer wollen Steuerhinterziehung vermeiden, weshalb Anfang 2018 die Kassennachschau eingeführt wurde. Das bedeutet, dass Finanzämter seit diesem Jahr unangemeldet Kassenkontrollen durchführen können. Solche Kontrollen sind auch während der Geschäftszeiten vor Ort möglich. Dabei werden die Kassenaufzeichnungen geprüft und es wird kontrolliert, ob die Verfahrensdokumentation ordentlich umgesetzt wird. Sofern der Finanzbeamte feststellt, dass es einen Anlass zur Beanstandung der Kassenbuchungen, der Kassenaufzeichnungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung gibt, besteht die Möglichkeit, eine Außenprüfung vorzunehmen – auch ohne vorherige Prüfungsanordnung. Falls dem Steuerpflichtigen die Prüfunterlagen nicht vorliegen, ist eine Nachschau auch beim Steuerberater möglich. Das muss aber mit vorheriger Anmeldung erfolgen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen der Registrierkasse übereinstimmt, damit die Prüfer an der Kasse nichts beanstanden können.

Bis 2020 muss eine Sicherheitseinrichtung eingeführt werden

Bis zum Jahr 2020 ist es zudem notwendig, Kassensysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Das soll dafür sorgen, dass Umsätze nicht mehr nachträglich gelöscht werden können. Für einige Unternehmen gibt es eine Übergangsregelung. Sie gilt bis zum 31. Dezember 2022, sofern folgende drei Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die elektronische Kasse wurde zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 gekauft
  2. Die Kasse entspricht den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
  3. Die Kasse lässt sich nicht umrüsten, sodass eine neue Kasse gekauft werden müsste

Die verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie die zertifizierte Sicherheitseinrichtung sind dem Finanzamt bis zu diesem Zeitpunkt mitzuteilen.