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Die Automatisierung von Finanzprozessen gewährleistet lohnende Effizienzgewinne

Bereits seit der Industrialisierung spielen Automatisierungsprozesse im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, den effizienten Einsatz von Ressourcen und Gewinnmaximierung eine entscheidende Rolle. Seit Ende des 18. Jahrhunderts hat sich nicht zuletzt aufgrund zahlreicher Automatisierungsstrategien und -prozesse viel verändert. Anfangs betraf dies in erster Linie Abläufe in der Fertigung, mittlerweile sind längst auch andere Bereiche in den Fokus der Automatisierungsprozesse gerückt. Deutlich wird dies vor allem im Finanzwesen.

Automatisierung und Digitalisierung sind eng miteinander verwoben

Die Automatisierung von Finanzprozessen hilft dabei, Vorgänge zum Beispiel in der Anlagenbuchhaltung, im Debitoren- und Kreditorenmanagement oder auch bei Reisekostenabrechnungen schneller, gezielter und wirkungsvoller zu gestalten. Grundsätzlich kann der Begriff „Automatisierung“ als das Einführen selbstgesteuerter Arbeitsvorgänge im Rahmen differenzierter Prozesse definiert werden. Im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts ist die Automatisierung dabei immer auch mit der Digitalisierung verbunden. Denn gerade die Digitalisierung sorgt dafür, dass die Prozessoptimierung im Finanzwesen und Controlling einen explizit hohen Stellenwert einnimmt. Hat ein Unternehmen zum Beispiel mehrere Standorte oder muss sich mit unterschiedlichen Steuersystemen befassen, können nur Automatisierungsprozesse die Accounting Effizienz nachhaltig steigern.

Kostenreduktion und der Wunsch nach schlanken Prozessen als Triebfeder

Wer in der heutigen Zeit dem permanenten Wettbewerbsdruck trotzen möchte und auf der Suche nach Effektivitäts- und Effizienzsteigerungspotentialen ist, kommt an der Reduktion von Komplexität und der Beschleunigung, Harmonisierung sowie Standardisierung von Prozessen im Finanzwesen nicht vorbei. Das hat einen ganz einfachen Grund. Die Automatisierung und Prozessoptimierung in den verschiedenen Segmenten eines Unternehmens führt letztendlich immer einem zusätzlichen Nutzen durch Kosteneinsparungen. Im Verbund mit einer höheren Datenqualität und einer verbesserten Datenanalyse stellt gerade die Kostenreduktion einen wesentlichen Treiber für die Automatisierung von Finanzprozessen dar. Lohnende Effizienzgewinne versprechen dabei vor allem die Harmonisierung von Stammdaten, das Integrieren von Master Data Management Systemen und das Nutzen von spezifischen Tools für die Automatisierung von Finanzprozessen.

Digitale Tools steigern die Effizienz der Automatisierung im Finanzwesen

Manuelle Transaktionen haben daher nahezu ausgedient. Mussten früher bei jedem einzelnen Geschäftsabschluss manuell Rechnungen geschrieben und versendet, eingehende Zahlungen richtig verbucht und ausbleibende Zahlungen rechtzeitig angemahnt und zu guter Letzt gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden, können Sie heute digitale Tools und Verfahren für diese Arbeitsabläufe nutzen. Das steigert die Effizienz und senkt nachhaltig die Kosten. Ein Unternehmen profitiert von der Automatisierung der eigenen Finanzprozesse in verschiedenen Unternehmensbereichen. Wichtig ist, dass stets die passende Software für die Automatisierungsvorhaben zur Verfügung steht.

Output Management

In Bezug auf diesen Unternehmensbereich wird eine Software benötigt, die eine deutliche Arbeitserleichterung darstellt. Zu den wesentlichen Features zählen diesbezüglich die automatische und standardisierte Erstellung von Rechnungen, die Automatisierung von Mahnprozessen nach Mahnstufen, das automatische Anlegen von Dokumenten und die Möglichkeit zur digitalen Weiternutzung der Daten und Dokumente. Das maßgeschneiderte Programm greift dabei auf die jeweils vorliegenden Daten zu, vereinheitlicht bzw. harmonisiert alle Dokumente hinsichtlich Corporate Design respektive Corportate Communication und verteilt die entsprechenden Dokumente gezielt an die jeweiligen Empfänger über den gewünschten Ausgangskanal.

Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung

Dieser Bereich ist im Rahmen der Automatisierung von Finanzprozessen eminent wichtig. Schließlich werden hier sämtliche ausgehenden Rechnungen sowie die Verbindlichkeiten des eigenen Unternehmens erfasst, entsprechende Konten angelegt, Zahlungen ein- bzw. ausgebucht und so sämtliche Vorgänge nachhaltig dokumentiert. Finance Automation Tools rund um professionelle ERP-Lösungen. Ein hoher Automatisierungsgrad in diesem Bereich stellt mittlerweile einen wesentlichen Erfolgsfaktor für die Finanzsituation und die Liquidität eines Unternehmens dar.

CANDIS Workflows als exemplarisches Vorzeige-Beispiel

Als ein qualitativ hochwertiges und dabei einfach zu bedienendes Tool hat sich gerade das Tool CANDIS Workflows erwiesen. Die Software sorgt für eine schnelle Rechnungsfreigabe durch verkürzte bzw. optimierte Durchlaufzeiten der Rechnungen und gewährleisten einen stets sicheren Datenzugriff sowie eine GoBD-konforme Freigabe. Zudem wird jede Änderung im Kontext mit einem ausgeklügelten Rechtemanagements per Audit-Trail explizit dokumentiert.

Forderungsmanagement

Ein funktionell hochwertiges Automatisierungstool sollte immer in der Lage sein, selbstständig festzustellen, wann Fristen auslaufen und wenn Zahlungsziele versäumt wurden. Zudem erkennt eine solche Software auch Teilzahlungen korrekt, Gebühren, Verzugspauschalen, Zinsen oder etwa auch gewährte Skontos. Ein professionelles und stringentes Mahnwesen dieser Art sorgt dabei für zeitnahe Zahlungseingänge. Das trägt zum einen zur Reduzierung der DSO (hier: Days Sales Outstanding) und zum anderen zur Verbesserung der Kundenkommunikation und -beziehung bei. Ein Forderungsmanagement auf Basis von Automatisierungstools sorgt dabei zusätzlich für eine seriöse Außenwirkung.