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Steuererklärung: Welche Belege, Nachweise und Unterlagen braucht man?

Das Finanzamt möchte bei einer Steuererklärung in der Regel nicht nur Zahlen sehen, sondern auch Belege, dafür dass diese Zahlen auch stimmen. Nur: Welche Belege, Nachweise und Unterlagen braucht man für die Steuererklärung, welche müssen im Original vorgelegt werden, wovon reicht eine Kopie und in welcher Form müssen diese Belege vorliegen?

Grundsätzlich sollte man alle Ausgaben, die man in der Steuererklärung von der Steuer absetzen möchte, auch belegen können, jedoch ist das Finanzamt oft weniger pingelig, als man ihm nachsagt. Vor allem bei breit gestreuten Posten, die man umfangreich belegen kann, akzeptiert das Finanzamt auch einmal das Fehlen einer korrekt ausgestellten Quittung oder Rechnung, solange etwas schlüssig hervorgeht.

Welche Belege werden anerkannt und müssen gesammelt werden?

Grundsätzlich sollte man alles aufheben, was man in die Hände bekommt – das heißt, egal ob:
– Rechnung,
– Quittung,
– Kaufvertrag,
– Parkschein,
– Ticket & Fahrkarten,
– Spendenbescheinigung / Spendenquittung oder
– Kassenzettel / Kassenbon,

alles kann gesammelt werden und bestenfalls sollte daraus immer hervorgehen, wo was wann zu welchem Preis bei wem erworben wurde. Ob ein Beleg gültig ist, kann man sich mit dieser WWWW Brücke merken:
– Was (Artikelbeschreibung),
– Wann (Datum),
– Wieviel (Preis),
– Wem (Name des Händlers / Verkäufers).

Siehe dazu ausführlich:
– Steuererklärung: Wann werden Belege anerkannt / nicht anerkannt?
– Steuererklärung: Was tun bei fehlenden Belegen?

Steuerlich erhebliche Tatsachen

Desweiteren sollte auch alles aufgehoben und mit der Steuererklärung abgegeben werden, was eine erläuternde Funktion besitzt, z. B. eine Reisekostenabrechnung und eine Erklärung über den Sinn und Zweck der Reise. Diese sollte alle Kosten aufschlüsseln und die gesammelten Belege dieser beigefügt werden – würden diese für sich abgegeben werden, wird so mancher Sachbearbeiter nicht anerkennen, dass man z. B. die Übernachtung in einem Hotelzimmer in einer anderen Stadt absetzen möchte, wenn kein beruflicher Zusammenhang aufgezeigt wird.

Diese erläuternden Belege sind sogenannte steuerliche erhebliche Tatsachen – das heißt, dass diese für sich wenig Bedeutung haben, aber zur Begründung der steuerlichen Anerkennung wichtig sind und für die Anerkennung abgegeben werden müssen.

Wenn man z. B. Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastungen geltend machen möchte, so muss ein ärztliches Attest vorhanden sein, welches die Notwendigkeit bescheinigt. Steuerlich erhebliche Tatsachen können jedoch auch dann vorliegen, wenn der Zweck und der Umfang dargelegt werden muss – so reicht bei einer Dienstreise häufig nicht nur der Vermerk „Dienstreise“ aus, sondern das Finanzamt möchte auch gern Teilnahmebestätigungen oder Tagungspläne sehen – auch wenn man diese an sich nicht von der Steuer absetzen kann.

Siehe dazu ausführlich: Steuererklärung: Wann werden Belege anerkannt / nicht anerkannt?

Original oder Kopie mit der Steuererklärung abgeben?

Bei einer Spendenbescheinigungen oder Zinsbescheinigungen wird das Finanzamt immer auf einem Original bestehen, ansonsten reichen auch Kopien aus – aber: Möchte das Finanzamt hierzu doch die Originale sehen, so muss man diese nachreichen.

Wer seine Originalbelege nicht aus der Hand geben möchte, der kann zwar seine Steuererklärung auch persönlich vorbeibringen und nachdem der Sachbearbeiter diese durchgearbeitet hat wieder mitnehmen, aber: Der Sachbearbeiter ist nicht dazu verpflichtet und vor allem ohne vorherigen Termin ist es äußerst unwahrscheinlich, dass er die eigene Steuererklärung spontan vorziehen wird oder falls es sich um sehr viele Belege handeln sollte.

In der Regel werden auch bei einer persönlichen Abgabe die Originale einbehalten, die Steuererklärung später und nicht in Anwesenheit des Steuerzahlers geprüft und anschließend werden die Originalbelege wieder zurückgeschickt, außer man erklärt sich damit einverstanden, dass diese vorerst beim Finanzamt verbleiben.

Siehe dazu ausführlich: Steuererklärung: Originale oder auch Kopien gültig?