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Dienstreise von der Steuer absetzen: Vorsicht!

Auch wenn man sehr viele Kosten als Reisekosten von der Steuer absetzen kann, so gibt es weitaus mehr Möglichkeiten, in denen das Finanzamt diese verweigert, da es den dienstlichen Charakter und die berufliche Notwendigkeit einer Dienstreise anzweifeln kann – und damit die Absetzbarkeit der Kosten an sich!

Generell nicht anerkannt werden Kosten, die den normalen Rahmen einer Dienstreise überschreiten – in diesem Fall kann man die Kosten für eine Dienstreise zwar trotzdem noch von der Steuer absetzen, aber dann nur in Form der doppelten Haushaltsführung.

Kritisch sieht das Finanzamt generell Reisen, die nicht nur in Form von Dienstreisen erfolgen könnten, sondern auch mit privaten Interessen verknüpft sein können. Das Finanzamt sieht hier gerade bei Selbständigen die Gefahr, dass Urlaubsreisen mal eben zu Dienstreisen umdeklariert werden, um diese dann von der Steuer absetzen zu können – vor allem dann, wenn man die Ehefrau oder die gemeinsamen Kinder mitnimmt.

Das gilt auch, wenn die Ehefrau Miteigentümerin des gemeinsamen Betriebs sein sollte oder die eigene Assistentin – hier wird die private und berufliche Interessensvermischung als so stark eingeschätzt, dass man sehr gut und konkret nachweisen muss, dass die Mitnahme erforderlich ist. Die Mitnahme von Assistenten, vor allem anderen Geschlechts, ist aus Sicht des Finanzamts generell fraglich – die Notwendigkeit muss immer sehr gut dem Finanzamt gegenüber begründet werden.

Das Finanzamt wird auch dann misstrauisch, wenn Dienstreisen stets in „touristisch wertvolle“ Regionen erfolgen. Das Problem in der Praxis ist, dass viele berufliche Veranstaltungen, auch um die Attraktivität und die Zahl der Teilnehmer zu erhöhen, selten in der sprichwörtlichen Pampa abgehalten werden, sondern meist an Orten, die zugleich als touristisch attraktiv gelten, um den Teilnehmern abseits der Veranstaltung auch ein entsprechendes Rahmenprogramm bieten zu können.

Hier muss dem Finanzamt immer dargelegt werden, z. B. mit Veranstaltungsplänen und belegten Zeitkarten, dass die berufliche Tätigkeit vor Ort mehr als 7 – 8 Stunden des Tages in Anspruch genommen hat und man somit nicht nur eine Vergnügungsreise als Dienstreise von der Steuer absetzen möchte, sondern tatsächlich den Großteil der Zeit beruflich eingebunden war.

Aber: Sollte das angebotene Rahmenprogramm sehr touristisch orientiert ausfallen, z. B. indem die Pausen sehr großzügig über den Tag angelegt sind, oder das ganze in reinen Touristengebieten erfolgt, z. B. Freizeitparks, Skigebieten oder Erholungszentren, oder die Familie mitgenommen werden kann, so ist die Ablehnung durch das Finanzamt so gut wie sicher – und diese Haltung teilt auch der Bundesfinanzhof.

Was der privaten Lebensführung zugerechnet werden kann, wird ebenfalls nicht anerkannt – damit soll vor allem verhindert werden, dass ein Urlaub eben nicht mal eben zu einer Dienstreise wird, indem man z. B. einen Fachbeitrag über diesen schreibt. Das heißt aber auch, dass wenn einer Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden wird, die Kosten für die Reise nicht mehr komplett absetzen.

Beispiel: Wer an eine 4tägige Dienstreise noch einen Privataufenthalt anhängt, der kann die Kosten für die Anreise nicht mehr absetzen, sondern nur die Kosten die vor Ort im Rahmen der Dienstreise (Übernachtungskosten, Verpflegungspauschale usw.) anfielen, da die Anreise und Abreise nicht mehr rein dienstlichen Charakter aufgrund des zusätzlichen Privataufenthalts haben.

Das entspricht zwar nicht geltendem Recht, wie vom Bundesfinanzhof erneut in einem Urteil (VI R 94/01) entschieden wurde, aber trotzdem wird das in der Praxis leider noch oft so gehandhabt. Hier lohnt sich ein Widerspruch, denn die Fahrtkosten müssen, z. B. zu 4/7 im vorherigen Beispiel, anerkannt werden, siehe auch: Dienstreise: Reisekosten anteilig von der Steuer absetzen.

Eine Nichtanerkennung ist nur dann rechtens, wenn der berufliche Zweck von untergeordneter Bedeutung war, z. B. wenn im Rahmen eines längeren Privaturlaubs auch an einem Tag ein beruflich bedingter Besuch einer Fachmesse erfolgte oder ein Geschäftstermin wahrgenommen wurde.

Sprachkurse in Form von Dienstreisen sind immer ein zweischneidiges Schwert – denn diese werden nur anerkannt, wenn sie im EU Ausland stattfinden und der berufliche Zweck klar ersichtlich ist. Wer z. B. nur gern Französisch lernen möchte, kann dies nicht absetzen – sollte es jedoch beruflich notwendig sein, da sich das Geschäftsfeld der Firma in den frankophonen Raum verschiebt, ist eine berufliche Notwendigkeit gegeben.

Damit man somit auf der sicheren Seite ist, wenn man die Dienstreise von der Steuer absetzen möchte, sollte man immer folgendes beachten:

– Immer Quittungen und Belege sammeln, auch von Kosten und Dingen (z. B. Tagungsbroschüren, Messehefte), die man nicht absetzen kann – denn das Finanzamt kann auch anzweifeln, dass die Dienstreise überhaupt erfolgt ist. Auch Eintrittskarten, von vor Ort aus geführte (z. B. Hoteltelefon), Tankquittungen usw. sollte man sammeln.

– Bei langen Dienstreisen sollte während der Dienstreise eine tagebuchähnliche Aufzeichnung geführt werden. Denn im Fall des Falles kann das Finanzamt diese verlangen, um zu kontrollieren, ob man auch wirklich mindestens 8 Stunden am Tag beruflich vor Ort tätig war oder berufliche Interessen verfolgte. Dieses „Reisetagebuch“ kann formlos geführt werden – nur glaubhaft muss es sein.